Caratteristiche Servizio Conservazione

Sicurezza e Certificazioni

Conservatore accreditato AgID

Servizio CDAN

Conservazione per la PA

Vantaggi

Conservatore accreditato AgID

PA Digitale S.p.A. è la prima software house per la Pubblica Amministrazione in Italia ad essere iscritta nell’elenco dei conservatori accreditati (ai sensi dell’art. 44-bis, comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.) dell’Agenzia per l’Italia Digitale (di cui all’art. 1 della Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014; www.agid.gov.it).

iscritto nell’elenco dei conservatori accreditati Viene riconosciuto, così, il possesso dei requisiti di livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, del sistema di conservazione digitale CDAN di PA Digitale.

PA Digitale S.p.A. infatti è in grado di affiancare imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni nei processi di conservazione digitale dei loro documenti informatici con un sistema di conservazione a norma, molto qualificato, governato e gestito da figure professionali capaci di garantire il costante aggiornamento e la conformità dei sistemi e dei processi all’evoluzione normativa e tecnologica.

Servizio CDAN

Il sistema Conservazione Digitale a Norma CDAN di PA Digitale S.p.A. preposto alla conservazione dei documenti informatici dei Clienti, è stato realizzato con le tecnologie più innovative ed in conformità alle regole tecniche di cui all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la cui rispondenza è requisito indispensabile ed essenziale per la corretta conservazione a norma dei documenti informatici.

Il servizio CDAN assicura, sin dalla presa in carico, la conservazione digitale secondo le vigenti disposizioni di legge dei documenti informatici, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, mantenendo così inalterato, nel tempo, il valore legale dei documenti conservati.

Il tutto, con la massima semplicità di gestione per gli utenti, grazie a percorsi automatici, agevolati da funzionalità immediate e da una grafica piacevole ed intuitiva, nella totale sicurezza durante le fasi di trasmissione via internet dei documenti al sistema CDAN.

Conservazione per la PA

CLIENTI URBI SMART 2020

La profonda sinergia del sistema CDAN con la gestione documentale di URBI Smart 2020 consente di ottenere i massimi benefici dalla generazione del documento informatico fino alla sua conservazione.
L’importanza della stretta cooperazione tra i due sistemi, si declina in una serie di controlli volti ad assicurare che il documento, sin dalla sua acquisizione dal sistema fino all’invio in conservazione:

• sia conforme a tutte le caratteristiche necessarie alla corretta conservazionedei documenti nel rispetto di formato, immodificabilità (di forma e contenuto) e presenza dei metadati minimi richiesti dalle norme e dalle Regole Tecniche definite dal D.P.C.M. 03/12/2013 (le cui specifiche tecniche sono aggiornate dall’Agenzia per l’Italia Digitale) e richiamate dal D.M. del 17/06/2014 (con particolare riferimento alla conservazione dei documenti fiscali);

• mantenga la validità delle firme apposte sul documento, fino alla chiusura dell’intero processo di conservazione.

Non ultimo, l’integrazione tra i due sistemi, consente in modo ottimale di salvaguardare gli operatori dai pericoli nascosti e insiti in una gestione manuale dei documenti informatici. Basti pensare, ad esempio, alla scadenza della firma digitale che provoca l’invalidità legale di tutti i documenti precedentemente sottoscritti se non sono stati opportunamente conservati in un sistema di conservazione a norma.

ENTI CON ALTRI SISTEMI INFORMATIVI

Con il sistema di conservazione CDAN di PA Digitale spa, l’ente può gestire in tutta sicurezza e nel rispetto della normativa vigente l’intero processo di conservazione digitale di documenti informatici, documenti amministrativi informatici, documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
Dalla fattura elettronica (Fattura PA), alla PEC, al mandato informatico, al registro giornaliero di protocollo fino a tutti quegli atti amministrativi, contratti o documenti sottoscritti digitalmente, la Pubblica Amministrazione, infatti, si trova a dover fare i conti con l’obbligo di conservazione secondo le modalità definite dalla normativa che appare sempre più stringente e con le responsabilità che ne derivano e che gravano in particolare sulla figura del Responsabile della Conservazione.
PA Digitale spa, quale Conservatore Accreditato AgID, con il servizio di conservazione digitale con il sistema CDAN, assume il ruolo di responsabile esterno della conservazione, preservando il Responsabile interno all’ente dai pericoli derivanti dalla mole di nuove competenze informatiche, legali e archivistiche che sono ora richieste a questo ruolo.
Mediante percorsi automatici, agevolati da funzionalità immediate e grafica intuitiva, in cui l’unica operazione in carico all’utente è l’invio dei documenti al sistema, CDAN è in grado di acquisire dal sistema di gestione documentale già in uso presso l’ente, secondo formati predefiniti, il cosiddetto “pacchetto di versamento”, ovvero il contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici…) e procedere alla relativa conservazione.
Viene così garantita la massima semplicità di gestione dell’intero processo che, pertanto, assicura:

• la salvaguardia dell’integrità e paternità dei documenti informatici conservati nonché il prolungamento della loro validità legale nel tempo mediante apposizione della firma digitale e della marca temporale al pacchetto di archiviazione;

• la totale sicurezza durante le fasi di trasmissione via internet dei documenti informatici al sistema di conservazione;

• l’accesso diretto via web ai documenti informatici conservati nel sistema di Conservazione Digitale a Norma, sia per consultazioni successive, che per download via web.

Vantaggi

• Recuperare efficienza
• Velocizzare i processi gestionali
• Ottimizzare le risorse disponibili• 
• Ridurre i costi

Accedere al sistema 24x365: tecnologia e internet
Le tecnologie più innovative e le particolari metodologie utilizzate per la realizzazione del sistema permettono di svolgere attività di manutenzione, aggiornamento software ecc. senza interrompere il servizio.
Tutti i processi di gestione in carico al conservatore sono svolti in modo automatico con sofisticati controlli, senza l’intervento di alcun operatore.
Tali caratteristiche, insieme alla modalità di accesso via web, permettono di garantire la possibilità di utilizzo del sistema in qualsiasi luogo, 24 ore al giorno, per 365 giorni all’anno.

CDAN e gestione documentale
L’importante sinergia ottenuta dalla profonda integrazione dei due sistemi, gestione documentale di URBI Smart 2020 e CDAN, si declina in una serie di controlli volti ad assicurare che il documento, sin dalla sua acquisizione dal sistema fino all’invio in conservazione:

• sia conforme a tutte le caratteristiche necessarie alla corretta conservazione dei documenti nel rispetto di formato, immodificabilità (di forma e contenuto) e presenza dei metadati minimi richiesti dalle norme e dalle Regole Tecniche definite dal D.P.C.M. 03/12/2013 (le cui specifiche tecniche sono aggiornate dall’Agenzia per l’Italia Digitale) e richiamate dal D.M. del 17/06/2014 (con particolare riferimento alla conservazione dei documenti fiscali);

• mantenga la validità delle firme apposte sul documento, fino alla chiusura dell’intero processo di conservazione.

L’integrazione tra i due sistemi, inoltre, consente in modo ottimale di salvaguardare gli operatori dai pericoli nascosti e insiti in una gestione manuale dei documenti informatici. Basti pensare, ad esempio, alla scadenza della firma digitale che provoca l’invalidità legale di tutti i documenti precedentemente sottoscritti se non sono stati opportunamente conservati in un sistema di conservazione a norma.

Sicurezza e Certificazioni

Particolare attenzione è riservata alla sicurezza dei dati: l’intero sistema CDAN è stato progettato e realizzato per attuare, applicare, controllare, riesaminare e migliorare costantemente il sistema di gestione della sicurezza. PA Digitale S.p.A. ha ottenuto la certificazione ISO/IEC 27001/2013.
Il sistema informatico preposto alla conservazione dei documenti è realizzato con le tecnologie più innovative secondo i requisiti tecnici definiti dal D.P.C.M. 03/12/2013 la cui rispondenza è indispensabile per la corretta e legale conservazione dei documenti informatici a far data dal 11/04/2014.
La messa in sicurezza dei documenti conservati per tutto il periodo di tempo previsto dalla legge, è garantita grazie anche all’Internet Data Center in cui risiede il sistema CDAN progettato e realizzato adottando le più moderne tecnologie.
Le architetture hardware e software preposte all’erogazione del servizio CDAN sono poste in condizioni di massima sicurezza applicativa e fisica (sistemi anticendio con rilevazione fumi e spegnimento incendi, sistemi antiallagamento, condizionamento, telecamere a circuito chiuso, controllo accessi ecc.), informatica e logica (sistemi antintrusione, impianto di distribuzione elettrica ridondato, gruppi di continuità statici…).
L’IDC dispone inoltre di una connessione Internet attraverso linee multiple ridondate ad elevata capacità, in grado di assicurare la massima disponibilità ed affidabilità.
Caratteristiche che consentono di garantire i più elevati livelli di servizio, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno.

Gestione dei Documenti Digitali

Fattura PA

Documenti Amministrativi Informatici

Normativa

Documenti Amministrativi Informatici

Le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di produrre e gestire i documenti con mezzi informatici (art. 40 D. Lgs. 82/2005 CAD, D.P.C.M. 13/11/2014).

Nell’attesa delle nuove Regole Tecniche, resta in vigore il D.P.C.M. 13/11/2014 che prevede l’adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti per il completamento del processo di dematerializzazione delle Pubbliche Amministrazioni. Il D. Lgs. 179 del 26/08/2016 (GU 13/09/2016), nel sospendere il termine di adeguamento, infatti, ha lasciato invariato il principio normativo definito dal CAD all’art. 40.
Pertanto, permane la necessità di adeguare i sistemi di gestione informatica dei documenti al fine di:

• formare documenti, fascicoli, repertori e registri secondo modalità esclusivamente informatiche
adottare criteri definiti per evitare la creazione di nuovi documenti cartacei e procedere con una gestione esclusivamente dematerializzata, per realizzare un archivio unico informatico
di conseguenza, avvalersi di un sistema di conservazione digitale a norma per garantire, nel tempo, il valore legale dei documenti amministrativi informatici e, dunque, i requisiti di immodificabilità, staticità, integrità, autenticità, leggibilità.

Come ogni documento appartenente alla Pubblica Amministrazione che deve essere classificato, fascicolato e inviato in un archivio di deposito, anche il documento informatico – rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti – è considerato bene culturale e, quindi, deve essere conservato, secondo modalità stabilite dalla legge al fine di tutelarne la validità legale.

ESEMPI DI DOCUMENTI INFORMATICI DA CONSERVARE DIGITALMENTE A NORMA
Registro giornaliero di protocollo: dal 11 ottobre 2015 obbligatoriamente generato informaticamente e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione (D.P.C.M. del 03/12/2013 Regole Tecniche sul Protocollo Informatico);
Fattura elettronica: dal 31/03/2015, FatturaPA è la sola tipologia di fattura accettata dalle PA che devono avvalersi del Sistema di Interscambio, art. 21, c. 1 D.P.R. 633/72);
PEC: dal 1/07/2013 le PA non possono più accettare o effettuare comunicazioni in forma cartacea nei rapporti con le imprese. Lo scambio di dati, informazioni e documenti, deve avvenire attraverso la posta elettronica certificata (tranne i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica). La PEC deve essere conservata per 10 anni ma i provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio e tengono traccia solo della transazione per un periodo di 30 mesi. Resta, pertanto, il problema della conservazione a lungo termine.
Ordinativo Informatico per le tesorerie OPI (prima Ordinativo Informatico Locale OIL): dal 1 gennaio 2015 non è più possibile fare gli ordinativi in modalità cartacea; il colloquio con le banche tesoriere deve avvenire nel formato standard (circolare AgID 64/2014)
• Atti amministrativi, contratti o qualsiasi documento sottoscritto mediante firma digitale.

Fattura PA

Dal 31 marzo 2015 tutte le PA sono soggette all’obbligo di introdurre la fattura elettronica nei rapporti con i loro fornitori.

Il servizio FatturaPADigitale consente al Cliente di adempiere all’obbligo di emissione di fattura elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni nonché del consecutivo obbligo di conservazione digitale delle stesse e delle relative ricevute/notifiche rilasciate dal Sistema di Interscambio, secondo quanto disposto dalla normativa di riferimento, ed in particolare dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 55 del 3 aprile 2013 e sue s.m.i.

Il Servizio prevede:

  1. Predisposizione della fattura
  2. Creazione del file XML secondo quanto previsto dalle specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate;
  3. Emissione della fattura: sottoscrizione, mediante firma digitale di un incaricato di PA Digitale, del file fattura-XML da trasmettere al Sistema di Interscambio;
  4. Trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio: PA Digitale trasmette la fattura-XML al Sistema di Interscambio per il successivo inoltro alla Pubblica Amministrazione destinataria e quindi gestisce le relative notifiche e/o messaggi veicolati dal Sistema di Interscambio;
  5. Conservazione digitale a norma delle fatture: file fatture-XML e relative ricevute/notifiche.

Normativa

La conservazione digitale può esser definita come quel procedimento che permette di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato.
Il CAD (D.Lgs. 82/2005) stabilisce precise procedure per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
L’art 43, comma 1 stabilisce che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e tutti gli atti, dati o documenti di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art 71.
Il successivo art. 44 individua i requisiti minimi che un sistema di conservazione digitale di documenti deve rispettare. Tale sistema, infatti, dovrà quanto meno assicurare l’identificazione del soggetto che ha formato il documento, l’integrità, la leggibilità e agevole reperibilità di quest’ultimo, e il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli 31 e 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n 196.
Inoltre, con le successive modifiche al CAD da parte del D.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235:
l’art. 44, comma 1-ter recita: “Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione […] ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche”; e l’art. 44 bis, comma 1dice “I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA”.
Ma, soprattutto, con l’art. 5, comma 3 delle Regole Tecniche in materia di conservazione, D.P.C.M. 03/12/2013, “Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati di cui all’art. 44-bis del CAD”.
La scelta di un Conservatore Accreditato, quindi, è l’unica strada percorribile per l’Ente che voglia affidare a soggetti esterni la conservazione.

Modulistica Contrattuale

Manuale di Conservazione

Allegati Contrattuali PA

Allegati Contrattuali Privati

Video Normalmente Digitale