La procedura Atti Amministrativi consente la gestione completa dell’iter di delibere, determine e atti similari di un ente pubblico, da quando viene avanzata la proposta dagli uffici competenti fino all’ultimo passo che ne sancisce l’esecutività o l’annullamento e la successiva pubblicazione.
L’applicativo – perfettamente allineato alle vigenti normative in materia di procedimenti amministrativi – è supportato da un WorkFlow che, attraverso una to-do list specifica per ogni tipologia di atto, permette la distribuzione delle attività da svolgere per completare il procedimento.
L’iter prevede una lista di funzioni sotto forma di «azioni da eseguire» così che ogni utente, nel proprio specifico ruolo, avrà sempre l’indicazione esatta di ciò che deve fare.
L’introduzione di un WorkFlow applicativo consente di ottenere enormi vantaggi:
• razionalizza l’approccio alle operazioni
• consente un approccio processuale al sistema informativo
• riduce la discrezionalità di un utente nel procedere a una funzione
• agevola la mappatura dei processi
• amplia i livelli di comunicazioni tra utenti
• permette analisi e report statistici su efficienza ed efficacia dei processi
La gestione degli atti amministrativi è supportata dall’efficienza di un documentale che permette di tracciare gli stati evolutivi dell’atto ed è integrata con la firma digitale che consente di attribuire validità giuridica ai documenti informatici, proteggendoli da accessi non autorizzati, nel rispetto dei principi di autenticità, integrità e non ripudiabilità.
Il Sistema, pienamente rispondente ai requisiti del lavoro cooperativo, permette un approccio alle attività di tipo processuale, vincolato a operazioni obbligatorie che si succedono nell'applicativo in un ordine predefinito. Accanto a iter di base precaricati nella libreria della suite Urbi e costituiti dai passi standard per il processo deliberativo, l'operatore potrà liberamente incrementare il numero delle nuove azioni, oppure semplificare il tutto nel rispetto degli obblighi processuali. I passi osno associati a ruoli o utenti specifici, seguendo le regole organizzative dell'ente, consentendo a ogni figura coinvolta nel processo di sapere "cosa fare e quando".
