Gestione Documentale

La gestione documentale URBI nasce per rispondere all’esigenza sempre più avvertita dalla Pubblica Amministrazione di avere sotto controllo l’intero ciclo di creazione, gestione, scambio e archiviazione di dati, informazioni e documenti.
Lo strumento vuole quindi essere un sistema rapido ed efficace per la gestione di tutti documenti prodotti e ricevuti quotidianamente dall’ente sia in formato cartaceo sia in formato digitale.

Il nuovo scenario di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti, suggerito dalle nuove normative, richiede infatti agli enti di dotarsi di strumenti che non si limitino solo a produrre, ricevere e trasmettere documenti digitali, ma che siano anche in grado di garantirne la fruizione e soprattutto, la sicurezza e la conservazione amministrativo-giuridica. La Gestione Documentale è nativamente integrata con tutti gli applicativi della suite URBI, ma esprime appieno la sua valenza anche come prodotto stand alone. Contestualizzando i documenti nelle progressive fasi di transito e tenendo traccia delle eventuali e successive modifiche da un ufficio all'altro dell'ente, la Gestione Documentale URBI arricchisce il loro contenuto rendendo più rapido ed efficace il reperimento delle informazioni in essi contenute. Grazie alla tecnologia web (sulla quale si basa l’intera suite URBI) i documenti possono essere visionati o gestiti in qualsiasi momento.

I vantaggi competitivi della gestione documentale URBI sono quindi:
• facile ricerca dei documenti
• gestione centralizzata
• maggiore qualità delle informazioni archiviate
• massimizzazione dell’efficienza organizzativa dell’ente
• integrazione con qualsiasi sistema informativo utilizzato dall’ente.