L’applicativo Protocollo della Suite URBI gestisce in maniera completa e flessibile le procedure relative all’attività di protocollazione informatica - asse portante dei procedimenti amministrativi svolti all’interno della Pubblica Amministrazione. In perfetta aderenza alle vigenti disposizioni normative in materia di documentazione amministrativa (DPR. 445/2000) e di trasparenza dei procedimenti amministrativi (L. 241/1990), il software permette una gestione completamente automatizzata del flusso di documenti in entrata e uscita dall’ente, con la possibilità di tracciare le modifiche apportate agli stessi, effettuare ricerche approfondite e gestire gli archivi.
I flussi di lavoro sono tracciati e automatizzati grazie a un insieme predefinito di iter che definiscono chi deve fare cosa (WorkFlow applicativo). L’iter prevede una lista di funzioni sotto forma di «azioni da eseguire» così che ogni utente, nel proprio specifico ruolo, ha sempre l’indicazione esatta di ciò che deve fare.
L’introduzione di un WorkFlow applicativo consente di ottenere enormi vantaggi:
• razionalizza il metodo operativo;
• consente un approccio processuale al sistema informativo;
• riduce la discrezionalità dell’utente nel procedere a una funzione;
• agevola la mappatura dei processi;
• amplia i livelli di comunicazione tra utenti;
• permette analisi e report statistici su efficienza ed efficacia dei processi.
L’integrazione con la firma digitale consente, inoltre, di attribuire validità giuridica ai documenti informatici, proteggendoli da accessi non autorizzati nel rispetto dei principi di autenticità, integrità e non ripudiabilità.
Gestione Pratiche Amministrative
La gestione delle pratiche amministrative costituisce uno degli elementi di forza della soluzione: permette di travviare l'evoluzione del procedimento amministrativo a partire dalla sua apertura, arricchendo di informazioni che ne completano il quadro generale. Tutti i documenti inerenti la pratica istituita sono registrati nel sistema e possono essere automaticamente collegati alla pratica nel momento della lore registrazione in protocollo.
Interoperabilità
• Gestisce lo scambio di mail relative a documenti informatici soggetti a registrazione di protocollo tra amministrazioni differenti.
• Tutte le PEC potranno essere tranquillamente scaricate e protocollate semplicemente utilizzando il nostro Protocollo URBI, anche quelle non provenienti da un protocollo informatico!
• Possibilità di agganciare una casella PEC ad un nodo di pianta organica con l'effetto di poter aver più caselle PEC interoperabili con la stessa Area Organizzativa Omogenea del Protocollo.
• Il Protocollo URBI inoltre è accreditato eToscana Compliant: è stato dichiarato accreditato alle specifiche del servizio Interpro per l'interoperabilità di protocollo informatico (vedi il verbale della seduta).
