Protocollo

L’applicativo Protocollo della Suite URBI gestisce in maniera completa e flessibile le procedure relative all’attività di protocollazione informatica - asse portante dei procedimenti amministrativi svolti all’interno della Pubblica Amministrazione. In perfetta aderenza alle vigenti disposizioni normative in materia di documentazione amministrativa (DPR. 445/2000) e di trasparenza dei procedimenti amministrativi (L. 241/1990), il software permette una gestione completamente automatizzata del flusso di documenti in entrata e uscita dall’ente, con la possibilità di tracciare le modifiche apportate agli stessi, effettuare ricerche approfondite e gestire gli archivi.
I flussi di lavoro sono tracciati e automatizzati grazie a un insieme predefinito di iter che definiscono chi deve fare cosa (WorkFlow applicativo). L’iter prevede una lista di funzioni sotto forma di «azioni da eseguire» così che ogni utente, nel proprio specifico ruolo, ha sempre l’indicazione esatta di ciò che deve fare.
L’introduzione di un WorkFlow applicativo consente di ottenere enormi vantaggi:
• razionalizza il metodo operativo;
• consente un approccio processuale al sistema informativo;
• riduce la discrezionalità dell’utente nel procedere a una funzione;
• agevola la mappatura dei processi;
• amplia i livelli di comunicazione tra utenti;
• permette analisi e report statistici su efficienza ed efficacia dei processi.
L’integrazione con la firma digitale consente, inoltre, di attribuire validità giuridica ai documenti informatici, proteggendoli da accessi non autorizzati nel rispetto dei principi di autenticità, integrità e non ripudiabilità.

Il Sistema URBI è integrato con gli scanner protocollatori REI (Recognition Equipment Italia); ecco i vantaggi:

• alternativa alla scansione massiva con etichette
• pratica, veloce e conforme alla normativa
• consente un enorme risparmio di costi
• formato pdf e OCR Server/Side