Opera del Duomo di Firenze

dedica estrema attenzione al suo ricco patrimonio documentario, alla sua fruizione, valorizzazione, conservazione e restauro in quanto parte integrante della sua mission. Allo stesso modo, rivolge la massima cura già a partire dalla fase “corrente” nella quale nasce l’Archivio e in cui emergono le finalità pratiche ed amministrative dell’Archivio, strumento strategico nelle attività quotidiane dell’Ente.

L'esigenza

Implementare un sistema di gestione documentale in grado di rispondere pienamente alle necessità lavorative.

Realizzare strumenti archivistici di governo dell’Archivio in formazione.

Sviluppare procedure e regole per garantire la corretta tenuta dell’Archivio della fabbriceria.

La sfida

Assessment e analisi dei procedimenti e dei flussi documentali, sia analogici che digitali; verifica del sistema informatico di protocollo, delle procedure e delle regole per il mantenimento delle finalità giuridico-probatorie del registro di protocollo e delle soluzioni gestionali verticali adottati dall’Ente

Disegno del modello organizzativo della funzione di protocollo e gestione documentale

Sviluppo delle procedure per la registrazione al protocollo

Revisione del Piano di classificazione (Titolario) e implementazione del Piano di fascicolazione, integrato al nuovo Titolario

Predisposizione di Linee guida per la fascicolazione dei documenti, per supportare la creazione delle aggregazioni documentali (analogiche e digitali) secondo criteri condivisi

Elaborazione del Piano di Conservazione della documentazione dell’Ente

Formazione on the job del personale nell’applicazione dei nuovi strumenti di gestione dell’Archivio corrente e nel consolidamento del nuovo modello organizzativo

Il risultato

“La logica modulare adottata nell’intervento archivistico e l’approccio graduale nell’introduzione di strumenti e regole sono gli elementi chiave del progetto. Punto di forza è stata la collaborazione costante con il Cliente e la sua consapevolezza dell’importanza e centralità della gestione documentale: area di rifermento e promotrice dell’intervento è stata infatti l’Area Archivio di Opera, con la quale abbiamo lavorato a stretto contatto per tutto lo svolgimento del nostro incarico.
La collaborazione ha permesso anche di supportare tutti gli uffici nell’intraprendere il percorso di acquisizione del metodo di lavoro e garantire il corretto utilizzo dei nuovi strumenti archivistici.”

(Lucilla Less, Responsabile Business Unit AB – Archivi e Biblioteche)