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Una novit\u00e0 introdotta dalle Linee Guida AgID sui documenti informatici (entrate in vigore nel 2022 con lo scopo di sostituire le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento disposte dai D.P.C.M: del 2013 e 2014) \u00e8 il Piano delle aggregazioni documentali, reso obbligatorio per il settore pubblico. Si tratta di uno strumento \u201cintegrato con il sistema di classificazione a partire dai livelli gerarchici inferiori di quest\u2019ultimo e finalizzato a individuare le tipologie di aggregazioni documentali<\/strong> (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) che devono essere prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attivit\u00e0 in cui si declinano le funzioni svolte dall\u2019ente<\/strong>\u201d. Il piano, se applicato con intelligenza, diventa strategico nella gestione documentale di una organizzazione.<\/p>\n\n\n Aggregazioni documentali informatiche (ADI)<\/strong>: \u201cdocumenti informatici o insieme di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all\u2019oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell\u2019ente<\/em>\u201d (Allegato 1 Linee Guida AgID). Il legislatore ha individuato tre tipologie di aggregazioni documentali: fascicoli, serie di documenti, serie di fascicoli.<\/p>\n\n\n\n Fascicolo:<\/strong> aggregazione \u201cstrutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici (eterogenei per forma ma non per contenuto) prodotti e funzionali all\u2019esercizio di una attivit\u00e0 o allo svolgimento di uno specifico procedimento<\/em>\u201d, identificati con il medesimo indice di classificazione. Cinque le tipologie di fascicoli: affare, persona fisica, persona giuridica, attivit\u00e0 e procedimento amministrativo.<\/p>\n\n\n\n Serie Documentarie:<\/strong> documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia o alla provenienza (ad es. contratti in sequenza cronologica a cui si attribuisce un numero progressivo, dando vita ad appositi repertori; circolari, fatture, deliberazioni organizzate sulla base dell’organismo che le ha prodotte).<\/p>\n\n\n\n Serie di Fascicoli:<\/strong> fascicoli accorpati per ragioni funzionali, in base alla classe di riferimento del piano di classificazione o alla tipologia di fascicoli (per es. serie di fascicoli dei dipendenti oppure dei fornitori).<\/p>\n\n\n Le Linee Guida AgID esplicitano che le Amministrazioni non devono solamente garantire la formazione di fascicoli informatici ma anche la creazione di altre aggregazioni documentali, che devono essere gestite all\u2019interno del sistema di gestione informatica dei documenti. L\u2019organizzazione dei documenti in aggregazioni logiche e fisiche (fascicoli e serie), secondo criteri ben definiti e condivisi, \u00e8 un\u2019operazione indispensabile all\u2019interno di un archivio corrente.<\/p>\n\n\n\n Le regole per la formazione di fascicoli, serie documentali e serie di fascicoli devono essere indicate nel Piano di organizzazione delle aggregazioni<\/strong>, strumento operativo che si integra con il Piano di classificazione (titolario) e con il Piano di conservazione e che deve essere predisposto dal Responsabile della gestione documentale e allegato al Manuale di gestione documentale.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Il piano delle aggregazioni, se ben fatto e tarato sulle effettive esigenze operative dell\u2019organizzazione, comporta una serie di vantaggi in termini di efficacia della gestione documentale<\/strong>: favorisce la corretta formazione dell\u2019archivio digitale e ibrido e facilita la definizione degli accessi a fascicoli e documenti e l\u2019adozione di idonei presidi di sicurezza logica, rendendo pienamente efficaci gli investimenti aziendali nella digitalizzazione, nella sicurezza informatica, nella conservazione digitale<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Obbligo, definizioni, obiettivi e valore Una novit\u00e0 introdotta dalle Linee Guida AgID sui documenti informatici (entrate in vigore nel 2022 con lo scopo di sostituire le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento disposte dai…","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-550","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-approfondimenti"],"yoast_head":"\nPartiamo da qualche definizione…<\/em><\/h6>\n\n\n
Obbligo normativo e valore strategico<\/em><\/h6>\n\n\n