{"id":81,"date":"2024-05-17T10:10:49","date_gmt":"2024-05-17T08:10:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.padigitale.it\/cdan\/?page_id=81"},"modified":"2024-05-21T12:38:14","modified_gmt":"2024-05-21T10:38:14","slug":"conservatore-di-documenti-informatici","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.padigitale.it\/cdan\/conservatore-di-documenti-informatici\/","title":{"rendered":"Conservatore di Documenti Informatici"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\">[vc_row pix_particles_check=&#8221;&#8221;][vc_column][vc_column_text]<span style=\"color: #993300\">Documenti Amministrativi Informatici<\/span>\r\n\r\nLe Pubbliche Amministrazioni hanno l\u2019obbligo di produrre e gestire i documenti con mezzi informatici secondo le <strong>Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti informatici <\/strong>(in vigore da giugno 2021 e che hanno fornito una cornice di regolamentazione unica, in coerenza con il CAD e le discipline dei Beni Culturali, andando ad aggiornare le regole tecniche precedenti \u2013 DPCM del 2013 e 2014).\r\n\r\nPertanto, permane la necessit\u00e0 di adeguare i sistemi di gestione informatica dei documenti al fine di:\r\n<ul>\r\n \t<li>formare documenti, fascicoli, repertori e registri <strong>secondo modalit\u00e0 esclusivamente informatiche<\/strong>;<\/li>\r\n \t<li><strong>adottare criteri definiti<\/strong> per evitare la creazione di nuovi documenti cartacei e procedere con una gestione esclusivamente dematerializzata, per realizzare un archivio unico informatico;<\/li>\r\n \t<li>di conseguenza, <strong>avvalersi di un sistema di conservazione digitale a norma<\/strong> per garantire, nel tempo, il valore legale dei documenti amministrativi informatici e, dunque, i requisiti di immodificabilit\u00e0, staticit\u00e0, integrit\u00e0, autenticit\u00e0, leggibilit\u00e0.<\/li>\r\n<\/ul>\r\nCome ogni documento appartenente alla Pubblica Amministrazione che deve essere classificato, fascicolato e inviato in un archivio di deposito, anche <strong>il documento informatico<\/strong> \u2013 rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti \u2013 \u00e8 considerato <strong>bene culturale e, quindi, deve essere conservato, secondo modalit\u00e0 stabilite dalla legge<\/strong> al fine di tutelarne la validit\u00e0 legale.\r\n\r\nESEMPI DI DOCUMENTI INFORMATICI DA CONSERVARE DIGITALMENTE A NORMA\r\n<ul>\r\n \t<li><strong>Registro giornaliero di protocollo<\/strong>: dal 11 ottobre 2015 obbligatoriamente generato informaticamente e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione (D.P.C.M. del 03\/12\/2013 Regole Tecniche sul Protocollo Informatico);<\/li>\r\n \t<li><strong>Fattura elettronica<\/strong>: dal 31\/03\/2015, FatturaPA \u00e8 la sola tipologia di fattura accettata dalle PA che devono avvalersi del Sistema di Interscambio, art. 21, c. 1 D.P.R. 633\/72);<\/li>\r\n \t<li><strong>PEC<\/strong>: dal 1\/07\/2013 le PA non possono pi\u00f9 accettare o effettuare comunicazioni in forma cartacea nei rapporti con le imprese. Lo scambio di dati, informazioni e documenti, deve avvenire attraverso la posta elettronica certificata (tranne i casi in cui non \u00e8 prevista una diversa modalit\u00e0 di comunicazione telematica). La PEC deve essere conservata per 10 anni ma i provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio e tengono traccia solo della transazione per un periodo di 30 mesi. Resta, pertanto, il problema della conservazione a lungo termine.<\/li>\r\n \t<li><strong>Ordinativo Informatico per le tesorerie OPI<\/strong> (prima Ordinativo Informatico Locale OIL): dal 1 gennaio 2015 non \u00e8 pi\u00f9 possibile fare gli ordinativi in modalit\u00e0 cartacea; il colloquio con le banche tesoriere deve avvenire nel formato standard (circolare AgID 64\/2014)<\/li>\r\n \t<li><strong>Atti amministrativi<\/strong>, contratti o qualsiasi documento sottoscritto mediante firma digitale.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<span style=\"color: #993300\">Fatturazione Elettronica B2B<\/span>\r\n\r\nIl servizio FatturaPADigitaleB2B permette a tutte le aziende e a tutti i professionisti di adempiere all\u2019obbligo di fatturazione elettronica B2B e di gestire la ricezione delle fatture nel formato previsto dalla normativa.\r\n\r\nIl servizio FatturaPADigitale B2B prevede:\r\n<ol>\r\n \t<li><strong>predisposizione della fattura e creazione del file XML<\/strong> secondo quanto previsto dalle specifiche tecniche pubblicate dall\u2019Agenzia delle Entrate integrate con le informazioni aggiuntive previste dallo standard Assosoftware; \u00e8 anche possibile fare un caricamento manuale di file XML di fatture elettroniche B2B create da altri software gestionali;<\/li>\r\n \t<li><strong>emissione della fattura<\/strong>: sottoscrizione, mediante firma digitale di un incaricato di PA Digitale S.p.A., dei file fattura-XML da trasmettere al Sistema di Interscambio;<\/li>\r\n \t<li><strong>trasmissione delle fatture (formato file XML) da parte di PA Digitale S.p.A. in qualit\u00e0 di intermediario al Sistema di Interscambio<\/strong> <strong>SDI<\/strong> per il successivo inoltro ai clienti destinatari con gestione delle notifiche e\/o dei messaggi veicolati dal Sistema di Interscambio stesso;<\/li>\r\n \t<li><strong>pannello per la gestione fatture elettroniche B2B ricevute<\/strong>: permette la visualizzazione semplificata e la gestione totale di tutti i documenti ricevuti dai fornitori; \u00e8 inoltre previsto il trattamento dei messaggi ricevuti\/inviati da\/a SDI;<\/li>\r\n \t<li><strong>pannello per la gestione fatture elettroniche B2B inviate<\/strong>: permette la visualizzazione semplificata e la gestione di tutti i documenti inviati al sistema SDI consentendo il monitoraggio delle fatture sulla base dello Stato di invio\/conservazione; consente inoltre lo scarico delle fatture nel formato XML o PFD, la gestione delle notifiche ricevute dal SDI, la gestione della copia di cortesia della fattura;<\/li>\r\n \t<li><strong>gestione incassi e pagamenti<\/strong> direttamente dai pannelli di gestione fatture passive ed attive;<\/li>\r\n \t<li>gestione delle fatture per i <strong>soggetti forfettari<\/strong>;<\/li>\r\n \t<li><strong>conservazione digitale a norma delle fatture emesse e ricevute<\/strong>: file fatture XML e relative ricevute\/notifiche sono memorizzate nel sistema qualificato CDAN di PA Digitale iscritta nell\u2019Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID.<\/li>\r\n<\/ol>\r\nInoltre, <strong>FatturaPADigitaleB2B<\/strong> consente di:\r\n<ul>\r\n \t<li><strong>interfacciare il servizio PA Digitale con i gestionali in uso<\/strong> attraverso un set di APIREST che garantiscono la connettivit\u00e0 con le altre soluzioni software per usufruire di tutte le funzioni sopra descritte;<\/li>\r\n \t<li><strong>implementare lo scarico delle fatture direttamente dal Cassetto Fiscale del soggetto passivo IVA<\/strong> e <strong>disporre automaticamente di un servizio di quadratura tra cassetto e piattaforma<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<span style=\"color: #993300\">Normativa<\/span>\r\n\r\nLa conservazione digitale pu\u00f2 esser definita come quel procedimento che permette di assicurare la validit\u00e0 legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato. Il CAD (D.Lgs. 82\/2005) stabilisce precise procedure per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.\r\n\r\n<strong>L\u2019art 43, comma 1 stabilisce che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e tutti gli att<\/strong>i, dati o documenti di cui \u00e8 prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, <strong>sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformit\u00e0 dei documenti agli originali<\/strong>, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell\u2019art 71.\r\n\r\nIl successivo <strong>art. 44 individua i requisiti minimi che un sistema di conservazione digitale di documenti deve rispettare<\/strong>. Tale sistema, infatti, dovr\u00e0 quanto meno assicurare l\u2019identificazione del soggetto che ha formato il documento, l\u2019integrit\u00e0, la leggibilit\u00e0 e agevole reperibilit\u00e0 di quest\u2019ultimo, e il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli 31 e 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n 196.\r\n\r\nInoltre, con le <strong>successive modifiche al CAD da parte del D.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235: l\u2019art. 44<\/strong>, comma 1-ter recita: \u201cIl responsabile della conservazione pu\u00f2 chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformit\u00e0 del relativo processo di conservazione [\u2026] ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche\u201d; e l\u2019art. 44 bis, comma 1dice \u201cI soggetti pubblici e privati che svolgono attivit\u00e0 di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello pi\u00f9 elevato, in termini di qualit\u00e0 e di sicurezza, chiedono l\u2019accreditamento presso DigitPA\u201d.\r\n\r\nMa, soprattutto, con l\u2019<strong>art. 5, comma 3 delle Regole Tecniche in materia di conservazione, D.P.C.M. 03\/12\/2013<\/strong>, \u201cLe pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all\u2019interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati di cui all\u2019art. 44-bis del CAD\u201d.\r\n\r\nLa scelta di un Conservatore Accreditato, quindi, \u00e8 l\u2019unica strada percorribile per l\u2019Ente che voglia affidare a soggetti esterni la conservazione.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"[vc_row pix_particles_check=&#8221;&#8221;][vc_column][vc_column_text]Documenti Amministrativi Informatici Le Pubbliche Amministrazioni hanno l\u2019obbligo di produrre e gestire i documenti con mezzi informatici secondo le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti informatici (in vigore da giugno 2021 e che&#8230;","protected":false},"author":4,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-81","page","type-page","status-publish","hentry"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.4 - 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