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Gestione e conservazione digitale a norma del documento amministrativo informatico: le Linee Guida AgID

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta tenuta dei documenti, dalla produzione alla conservazione e ne preserva il valore giuridico-amministrativo. In quest’ottica sono state adottate e pubblicate le Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 10/09/2020 e da applicare pienamente entro il 01/01/2022). Diversi gli adempimenti a carico degli enti:

  • aggiornamento degli atti di nomina dei responsabili della gestione documentale e della conservazione;
  • redazione, o aggiornamento, del piano di classificazione dei documenti e del piano di conservazione, previa ricognizione dei documenti firmati dall’ente;
  • revisione dei processi dei sistemi di gestione documentale e di conservazione;
  • verifica sulla conformità normativa delle soluzioni tecnologiche utilizzate;
  • implementazione di adeguate misure di sicurezza per documenti, archivi e sistemi (anche nel rispetto della proiezione dei dati personali);
  • aggiornamento del manuale di gestione documentale e del manuale di conservazione e relativa pubblicazione sul sito istituzionale.

Per supportare i clienti negli adempimenti previsti PA Digitale ha elaborato una proposta completa che prevede soluzioni e processi per allinearsi alle disposizioni AgID, servizi di supporto consulenziale per gli adempimenti in carico ai Responsabili della gestione documentale e conservazione, webinar di approfondimento. Più in particolare, PA Digitale propone:

  • servizio di conservazione digitale a norma adeguato alle Linee Guida AgID
  • servizio di redazione del Manuale di conservazione
  • servizio di redazione del Manuale di gestione documentale
  • servizio di firma automatica dei file da inviare in conservazione (pacchetto di versamento)
  • gestione delle firme in formato PADES (pdf) e XADES (xml)
  • soluzioni e servizi per la fascicolazione
  • servizio di predisposizione del Piano o Titolario di classificazione