In vigore dal 10 settembre 2020 e da applicare pienamente entro il 31 dicembre 2021, le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono nell’Allegato 6 disposizioni specifiche in materia di protocollo informatico con l’aggiornamento dello schema XML della segnatura di protocollo e l’applicazione al file di segnatura del sigillo elettronico qualificato.
I dati relativi alla segnatura di protocollo del documento informatico, infatti, sono associati al documento stesso e contenuti nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche XML, secondo uno schema definito e aggiornato periodicamente da AgID che stabilisce standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni scambiate tra le PA e associate ai documenti protocollati.
Oltre alla generazione della nuova versione di segnatura informatica per tutti i protocolli in partenza, il sistema URBI Smart prevede anche il servizio del sigillo elettronico qualificato per garantire l’origine e l’integrità di un documento elettronico e il non ripudio, ottemperando così alle disposizioni di legge.
Grazie alla partnership con Intesi Group (Certification Authority), fornitore della soluzione tecnologica del sigillo elettronico qualificato, i clienti possono beneficiare di automatismi importanti, conseguendo la massima efficienza grazie alla semplicità ed esiguità delle operazioni necessarie, rese possibili dalla forte integrazione realizzata tra il Protocollo Informatico URBI Smart e la soluzione Intesi.
Si ricorda che, in funzione dell’adeguamento entro il 31/12/2021 alle disposizioni contenute nelle Linee Guida AgID, PA Digitale ha elaborato una proposta completa che prevede soluzioni e servizi di supporto per gli adempimenti in carico ai Responsabili della gestione documentale e conservazione:
• servizio di conservazione digitale a norma adeguato alle Linee Guida AgID
• servizio di redazione del Manuale di conservazione
• servizio di redazione del Manuale di gestione documentale
• servizio di firma automatica dei file da inviare in conservazione (pacchetto di versamento)
• gestione delle firme in formato PADES (pdf) e XADES (xml)
• soluzioni e servizi per la fascicolazione
• servizio di predisposizione del Piano o Titolario di classificazione.