Caratteristiche generali del sistema
Base Dati Unica
Documentale e Conservazione
Workflow
Web Nativo e Cloud
Base Dati Unica
URBI Smart consente un elevato grado di interazione tra i vari settori e uffici: le informazioni sono condivise dalle applicazioni software che compongono il sistema, senza duplicazione, con una gestione centralizzata dei dati che semplifica processi e attività, rendendo disponibili informazioni costantemente aggiornate.
L’univocità del dato è rispettata dal sistema di gestione in cui tutte le informazioni presenti in URBI sono organizzate e gestite per soggetti, oggetti e documenti dando concretezza, ad esempio, al concetto di anagrafe estesa: le persone e gli oggetti territoriali sono collegati da reciproche relazioni che consentono un controllo del territorio costantemente aggiornato e più consapevole.
Documentale e Conservazione
URBI Smart garantisce un sistema rapido ed efficace per la gestione di tutti documenti prodotti e ricevuti quotidianamente dall'ente, sia in formato digitale, sia in formato cartaceo (laddove ancora necessario come, ad es., nei rapporti con i privati cittadini).
La gestione documentale risponde all'esigenza sempre più avvertita dalla Pubblica Amministrazione di avere sotto controllo l'intero ciclo di creazione, gestione, scambio e archiviazione di dati, informazioni e documenti, interni ed esterni all’ente.
Il nuovo scenario di digitalizzazione e dematerializzazione, suggerito dalle recenti normative, richiede infatti agli enti di dotarsi di strumenti che non si limitino solo alla produzione, ricezione e trasmissione dei documenti digitali, ma che siano anche in grado di garantirne la fruizione e, soprattutto, la sicurezza e la validità nel tempo attraverso la conservazione digitale a norma (PA Digitale S.p.A. è iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID).
Grazie alla tecnologia web e quindi all’accesso anche da mobile, i documenti possono essere visionati o gestiti in qualsiasi momento e luogo.
Consulta il sito dedicato al servizio di conservazione digitale a norma CDAN.
Workflow
Il workflow applicativo del sistema URBI Smart guida i vari processi amministrativi assegnando le attività agli operatori competenti, tiene traccia di tutte le fasi di un procedimento e dell’esecutore ed offre informazioni certe sullo stato di avanzamento di una pratica.
Assegna e dà evidenza a ciascun operatore delle attività in carico, garantisce la tracciabilità delle pratiche e consente di amplificare la cooperazione tra i settori/uffici.
Il tutto a beneficio della comunicazione interna e dell’efficienza dell’ente.
Pertanto, il workflow garantisce una gestione efficiente in grado di evitare ritardi nell'espletamento delle pratiche a cittadini e imprese e preserva, quindi, la responsabilità dei funzionari incaricati; non ultimo, offre elementi di valutazione delle performance individuali.
Tecnologia Web Nativa e Cloud
URBI Smart è un sistema web nativo: l’accesso alle soluzioni software erogate in modalità cloud/SaaS avviene senza l’utilizzo di adattatori o componenti aggiuntivi rispetto a quelli forniti semplicemente da un browser e, dunque, attraverso internet, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, perfettamente in linea con le direttive di Agenzia per l’Italia Digitale.
Tutte le applicazioni possono essere quindi utilizzate da più postazioni di lavoro e indipendentemente dalla loro collocazione fisica, sia mediante PC (con browser collegato ad internet) che mediante i più moderni strumenti mobile smartphone, iphone, ipad Apple, tablet Androide cc.
Questo significa un notevole risparmio sui costi infrastrutturali e di relativa manutenzione e/o gestione (tipici delle installazioni in locale) e Amministratori e Funzionari sono sollevati dalle responsabilità connesse alla sicurezza e ripristino dei dati.
Gli Enti possono utilizzare soluzioni ad alto profilo tecnologico, costantemente aggiornate, senza forti investimenti infrastrutturali e pesanti costi di gestione (tipici delle installazioni in locale), con ridotto utilizzo di banda, assicurando l’erogazione di servizi multicanali ai propri cittadini, alle imprese ed ai dipendenti dell'ente.
Nell’ambito della Strategia Cloud Italia e nell’attesa della pubblicazione da parte di ACN – Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale – delle nuove modalità per le procedure di qualificazione del cloud della PA che disciplineranno il regime ordinario (Decreto direttoriale n. 29 del 2 gennaio 2023), in ottemperanza al principio“ Cloud First” e alla “Strategia Cloud Italia” il sistema URBI Smart è qualificato sul Cloud Marketplace ACN (https://catalogocloud.acn.gov.it/service/494) conformemente a quanto previsto dalle Circolare AgID n. 3 del 09/04/2018 “Criteri per la qualificazione di servizi SaaS per il Cloud della PA” (Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 92, 20/04/2018).
Certificazioni
ISO 9001:2015 – Per progettazione, sviluppo, commercializzazione, manutenzione e assistenza di prodotti software per la Pubblica Amministrazione ed erogazione servizi SaaS.
I processi seguiti nella realizzazione delle soluzioni informatiche sono la garanzia di un sistema di qualità aziendale per ottenere un prodotto sicuro, testato e di elevata qualità.
Politica della Qualità PA Digitale
UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2017 – Tecnologie Informatiche – Tecniche per la Sicurezza – Sistemi di gestione per la sicurezza delle informazioni (esteso alle Linee Guida: ISO/IEC 27017:2015 e ISO/IEC 27018:2019) per analisi, progettazione, sviluppo, produzione, installazione, commercializzazione, distribuzione, manutenzione e assistenza di prodotti software per la Pubblica Amministrazione Locale e Centrale erogati in modalità SaaS oppure erogati con installazione in locale (on premises). Erogazione di servizi professionali connessi ai prodotti software per la Pubblica Amministrazione. Erogazione dei servizi SaaS in cloud per la Conservazione Digitale di documenti informatici a Norma e relativo servizio di assistenza.
La norma specifica i requisiti per stabilire, attuare, mantenere e migliorare in modo continuo un sistema di gestione per la sicurezza delle informazioni all’interno del contesto organizzativo. PA Digitale S.p.A. ha conseguito tale certificazione nell’ambito del Servizio SaaS URBI Smart, del Servizio di Conservazione Digitale a Norma (CDAN) e dei relativi servizi di Assistenza; certificando quindi l’adeguatezza del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni secondo standard definiti dalla normativa internazionale per l’impostazione e gestione di Information Security Management System. Il processo di certificazione ha visti coinvolti i suddetti servizi su più livelli di sicurezza, da quello logico a quello fisico e organizzativo.
Politica della Sicurezza delle Informazioni
PA Digitale S.p.A. è conforme i requisiti individuati all’Art. 24 del Regolamento (UE) 910/2014 eIDAS come definito nella Circolare di Accreditamento di ACCREDIA e valutati sulla base della Lista di Riscontro di AgID per il servizio di Conservatore di documenti informatici ai sensi dell’art. 29, c. 1 del D.Lgs. 7 marzo n. 82.
Per ulteriori dettagli cicca qui
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