Caratteristiche Generali Sistema URBI Smart 2020

Base Dati Unica

Documentale e Conservazione

Workflow

Web Nativo e Cloud

Certificazioni

Base Dati Unica

URBI Smart 2020 consente un elevato grado di interazione tra i vari settori e uffici: le informazioni sono condivise dalle applicazioni software che compongono il sistema, senza duplicazione, con una gestione centralizzata dei dati che semplifica processi e attività, rendendo disponibili informazioni costantemente aggiornate.

L’univocità del dato è rispettata dal sistema di gestione in cui tutte le informazioni presenti in URBI sono organizzate e gestite per soggetti, oggetti e documenti dando concretezza, ad esempio, al concetto di anagrafe estesa: le persone e gli oggetti territoriali sono collegati da reciproche relazioni che consentono un controllo del territorio costantemente aggiornato e più consapevole.

Documentale e Conservazione

URBI Smart 2020 garantisce un sistema rapido ed efficace per la gestione di tutti documenti prodotti e ricevuti quotidianamente dall'ente, sia in formato digitale, sia in formato cartaceo (laddove ancora necessario come, ad es., nei rapporti con i privati cittadini).

La gestione documentale risponde all'esigenza sempre più avvertita dalla Pubblica Amministrazione di avere sotto controllo l'intero ciclo di creazione, gestione, scambio e archiviazione di dati, informazioni e documenti, interni ed esterni all’ente.

Il nuovo scenario di digitalizzazione e dematerializzazione, suggerito dalle recenti normative, richiede infatti agli enti di dotarsi di strumenti che non si limitino solo alla produzione, ricezione e trasmissione dei documenti digitali, ma che siano anche in grado di garantirne la fruizione e, soprattutto, la sicurezza e la validità nel tempo attraverso la conservazione digitale a norma (PA Digitale S.p.A. è conservatore accreditato AgID).

Grazie alla tecnologia web e quindi all’accesso anche da mobile, i documenti possono essere visionati o gestiti in qualsiasi momento e luogo.

Workflow

Il workflow applicativo del sistema URBI Smart 2020 guida i vari processi amministrativi assegnando le attività agli operatori competenti, tiene traccia di tutte le fasi di un procedimento e dell’esecutore ed offre informazioni certe sullo stato di avanzamento di una pratica.

Assegna e dà evidenza a ciascun operatore delle attività in carico, garantisce la tracciabilità delle pratiche e consente di amplificare la cooperazione tra i settori/uffici.

Il tutto a beneficio della comunicazione interna e dell’efficienza dell’ente.

Pertanto, il workflow garantisce una gestione efficiente in grado di evitare ritardi nell'espletamento delle pratiche a cittadini e imprese e preserva, quindi, la responsabilità dei funzionari incaricati; non ultimo, offre elementi di valutazione delle performance individuali.

Tecnologia Web Nativa e Cloud

URBI Smart 2020 è un sistema web nativo: l’accesso alle soluzioni software erogate in modalità cloud/SaaS avviene senza l’utilizzo di adattatori o componenti aggiuntivi rispetto a quelli forniti semplicemente da un browser e, dunque, attraverso internet, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, perfettamente in linea con le direttive di Agenzia per l’Italia Digitale.

Tutte le applicazioni possono essere quindi utilizzate da più postazioni di lavoro e indipendentemente dalla loro collocazione fisica, sia mediante PC (con browser collegato ad internet) che mediante i più moderni strumenti mobile smartphone, iphone, ipad Apple, tablet Androide cc.

Questo significa un notevole risparmio sui costi infrastrutturali e di relativa manutenzione e/o gestione (tipici delle installazioni in locale) e Amministratori e Funzionari sono sollevati dalle responsabilità connesse alla sicurezza e ripristino dei dati.

Gli Enti possono utilizzare soluzioni ad alto profilo tecnologico, costantemente aggiornate, senza forti investimenti infrastrutturali e pesanti costi di gestione (tipici delle installazioni in locale), con ridotto utilizzo di banda, assicurando l’erogazione di servizi multicanali ai propri cittadini, alle imprese ed ai dipendenti dell'ente.

Certificazioni

ISO 9001:2008 – Per progettazione, sviluppo, commercializzazione, manutenzione e assistenza di prodotti software per la Pubblica Amministrazione.
I processi seguiti nella realizzazione delle soluzioni informatiche sono la garanzia di un sistema di qualità aziendale per ottenere un prodotto sicuro, testato e di elevata qualità.

 UNI CEI ISO/IEC 27001:2014 – Tecnologie Informatiche – Tecniche per la Sicurezza – Sistemi di gestione per la sicurezza delle informazioni.
La norma specifica i requisiti per stabilire, attuare, mantenere e migliorare in modo continuo un sistema di gestione per la sicurezza delle informazioni all’interno del contesto organizzativo. PA Digitale S.p.A. ha conseguito tale certificazione nell’ambito del Servizio di Conservazione Digitale a Norma (CDAN) e del relativo servizio di Assistenza; certificando quindi l’adeguatezza del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni secondo standard definiti dalla normativa internazionale per l’impostazione e gestione di Information Security Management System. Il processo di certificazione ha visti coinvolti i suddetti servizi su più livelli di sicurezza, da quello logico a quello fisico e organizzativo.

Caratteristiche Proposta Cloud

Cloud

Disaster Recovery

Sicurezza e Business Continuity

Normativa e Responsabilità

Internet Data Center

Cloud

URBI Smart 2020 funziona in modalità cloud, seguendo le indicazioni previste dall’Agenda Digitale Italiana: i dati e le applicazioni sono residenti su una server farm raggiungibile tramite una connessione internet permettendo quindi all’utente di poter lavorare comodamente con un collegamento ad Internet, anche semplicemente con un 3G.

I vantaggi di una scelta di questo tipo, oltre alla possibilità di accedere ovunque alle applicazioni, sono:

  • nessun software da installare;
  • nessun costo per l’acquisto, l’aggiornamento del software, l’adeguamento della struttura hardware;
  • software costantemente aggiornato direttamente dal produttore fornitore e gli aggiornamenti immediatamente disponibili agli utenti;
  • maggiore affidabilità funzionale;
  • possibilità di gestire agevolmente situazioni multi-enti;
  • software immediatamente adattabile alle nuove dimensioni dell’ente in crescita;
  • maggiore sicurezza nella gestione dei dati (back-up periodici, dispositivi antincendio per garantire i server che gestiscono i dati, antintrusione ecc.);
  • possibilità di utilizzare il software da un numero illimitato di postazioni senza costi aggiuntivi;
  • assistenza qualificata e garantita in modo continuativo;
  • possibilità di ottenere, in ogni momento, l’export dei propri dati privati – Questo punto risulta ancora più interessante se si considera la flessibilità di effettuare tutte le normali operazioni d’import/export dei dati per, ad es. il controllo di gestione, verso documenti in vari formati, fra cui Excel, Word, etc.

Attualmente oltre 700 nostri clienti utilizzano il nostro software in modalità ASP/Cloud Computing.

Disaster recovery

PA Digitale S.p.A. fornisce inoltre un servizio di Disaster Recovery completamente automatizzato in tutti i suoi processi e monitorato 24x7x365. Vengono utilizzate risorse di elaborazione virtuali per i servizi web, dedicate per i servizi di elaborazione e gestione dati. Tutti i sistemi ed apparati di rete/strutturali sono in configurazione fault-tollerance per evitare single point of failure.

La capacità di elaborazione del sistema di Disaster Recovery permette, in caso di disastro, il ripristino dell'erogazione dei servizi con prestazioni equivalenti al sito asp.urbi.it, in tempi conformi al Tier 3.

Attività di verifica e test di funzionamento dei sistemi sono svolte regolarmente per la massima sicurezza di dati e sistemi.

Sicurezza e Business Continuity

• Sorveglianza h24 dell'intero complesso;
• Sorveglianza elettronica contro l'intrusione, l'incendio e anomalie ambientali critiche;
• Sistemi automatici di videocontrollo con registrazione video 24 ore su 24;
• Sistema ridondante di controllo del clima delle sale macchine con allarmi locali e remoti su valori critici;
• Sistema di alimentazione ridondante per ogni fila di armadi con prese e spine di sicurezza antistrappo e antifuoco;
• Impianto di sicurezza dell'alimentazione mediante impianto di terra certificato conforme L.626 e separazione galvanica delle sorgenti;
• Sistema anticendio a gas inerte con sensori a soffitto e a pavimento a saturazione ambientale;
• Doppie porte antincendio con dispositivo automatico di chiusura;
• Condizionamento statico dell'alimentazione dei tramite Gruppi di continuità statici on line;
• Gruppo di continuit‡ (UPS) 3600 KVA Rotary in configurazione N+1;
• Gruppi elettrogeni con capacità 1.9 MW cadauno in configurazione N+1;
• Costruito secondo la classificazione Tier 3.

Normativa e Responsabilità

L’art. 50-bis c. 3, l. b del D.Lgs. N. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale CAD) e s.m.i. “Continuità operativa”, come modificato dal D.Lgs. 235/10, obbliga tutte le PA ad adottare il Piano di Continuità Operativa ovvero punta a fornire alle PA gli strumenti utili ad adottare le giuste misure che assicurino la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno al normale funzionamento attraverso la predisposizione di piani di emergenza.

Le Linee Guida AgID individuano alcuni nuovi ruoli all'interno delle PA tra cui Responsabile della Continuità Operativa figura assume una posizione dirigenziale all'interno dell'Ente e che si occupa, principalmente, della predisposizione e della trasmissione a DigitPA dello Studio di Fattibilità Tecnica (SFT).

In aggiunta al Responsabile della Continuità Operativa, le Linee Guida individuano anche un organo di vertice al quale sono affidate le principali decisioni relative all'applicazione dei Piani di Continuità e di DR e la supervisione delle attività delle risorse coinvolte. Al Comitato di Gestione della Crisi, costituito da figure apicali e di vertice, con poteri decisionali e di indirizzo in materia organizzativa ed economica, spetta, pertanto, la direzione strategica dell’intera struttura in occasione dell’apertura della crisi e ha la responsabilità di garanzia e controllo sull’intero progetto.

Le Linee Guida, per quanto riguarda le PA coinvolte nella gestione di Infrastrutture Critiche, ritengono indispensabile integrare le strutture organizzative anche mediante l’istituzione di un Comitato Strategico per la Sicurezza, dotato di competenza apicale, autonomia e responsabilità, che presiede il governo della politica di sicurezza ICT dell’Ente, assicurando una visione unitaria e in grado di valutare sia il rischio operativo complessivo sia le necessarie misure di sicurezza da attuare.

La corretta gestione dei Ruoli e delle responsabilità all'interno dell'Ente assume quindi un'importanza fondamentale per la realizzazione dei Piani di Continuità previsti dalla normativa. Un'attenzione particolare va quindi all’individuazione del personale idoneo e qualificato preposto alle attività, che dovrà essere affiancato da soggetti apicali dell'Ente, in grado di prendere decisioni rapide ed efficaci in relazione alle attività da compiere e alla soluzione di criticità, spesso non preventivabili dai Piani, ma che possono sorgere in situazioni di emergenza.

Internet Data Center

L’IDC acquisisce risorse di banda da diversi carriers, per avere la massima affidabilità contando su linee completamente ridondate e carriers anch’essi ridondati.

Il Data Center dal quale sono erogati i servizi si trova sul territorio nazionale ed è conforme ai requisiti della normativa ISO/IEC 27001. Il Data Center dispone di una connessione ad Internet attraverso linee multiple per una capacita` complessiva di alcuni Gbit/s e sono dotati di
sistemi di condizionamento, gruppi di continuità, generatori elettrici, sistemi antincendio e monitoraggio attivo 24x7. Il Data Center è connesso alla rete tramite linee ridondate ad elevata capacità, in grado di garantire la massima disponibilità ed affidabilità.
É assicurata la sorveglianza dei locali 365/7/24 con personale proprio o esterno autorizzato o con sistemi di monitoraggio remotizzato.
Tutti gli accessi alle aree di datacenter sono sottoposti ad identificazione e registrazione accessi basato su badge.
Il sistema di controllo degli accessi prevede una postazione di guardiania, dove verranno verificate le credenziali del personale che richiede l’accesso, controllando che siano inserite in un apposito Database costantemente aggiornato dalla Direzione Tecnica.

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