Affari Generali

L’area è dedicata alla gestione documentaria dell’Ente, alla produzione degli atti amministrativi e alla stipula informatica e sfrutta tutte le tecnologie innovative richieste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (e s.m.i.) in materia di innovazione, semplificazione e dematerializzazione dei processi: protocollazione, produzione di atti collegiali e monocratici, svolgimento di procedimenti amministrativi, stipula informatica (gestione gare e contratti), pubblicità legale e trasparenza.
I flussi documentali e le attività sui documenti avvengono tramite workflow, che guida lo svolgimento dei processi amministrativi e assicura il tracciamento delle fasi di lavorazione.

PROTOCOLLO INFORMATICO
In perfetta aderenza alle vigenti disposizioni normative in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000), di azione amministrativa (L. 241/1990) e di gestione del documento elettronico (D.Lgs. 82/2005, relative Regole Tecniche e Linee Guida AgID), assicura la corretta trattazione dei documenti informatici: registrazione di protocollo, ricezione e spedizione tramite caselle PEC ed e-mail integrate, file segnatura con applicazione del sigillo elettronico qualificato, assegnazione, classificazione, fascicolazione e reperimento.
È integrato con la firma digitale, il contrassegno elettronico/timbro digitale e il sistema di conservazione digitale a norma e tutte le principali procedure di URBI Smart.

ALBO ON LINE
Gestione completa dell’Albo Pretorio on line, controllo durata di pubblicazione, scadenziario e ritiro e gestione del repertorio di pubblicazione.

ATTI AMMINISTRATIVI
Consente di creare, gestire, pubblicare e consultare gli atti dell’Ente, deliberazioni di Consiglio e Giunta, determinazioni dirigenziali, ordinanze e decreti e altri atti, con o senza commissione, da quando viene avanzata la proposta dagli uffici competenti fino all’ultimo passo che ne sancisce l’esecutività e alla pubblicazione nell’Albo on line e nella sezione Amministrazione Trasparente.
Garantisce la conservazione digitale a norma degli atti tramite controlli di conformità dei formati e di validità dei certificati di firma e offre la possibilità di applicare il contrassegno elettronico/timbro digitale.

PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI (Gestore pratiche)
Permette di tracciare l’evoluzione del procedimento amministrativo a partire dalla sua apertura, arricchendolo di informazioni che ne completano il quadro generale e che vengono acquisite manualmente o trasferite all’interno del sistema URBI Smart grazie all’interazione tra i diversi applicativi. Tutti i documenti inerenti una pratica sono registrati a sistema e automaticamente collegati alla stessa nel momento della loro registrazione in protocollo.
È possibile attivare i procedimenti amministrativi in modalità completamente digitale, al fine di interagire con cittadini e imprese esclusivamente tramite le tecnologie ICT.

CONTRATTI
Consente di gestire contratti pubblici, convenzioni, accordi tra PA e scritture private. Il sistema organizza dati, informazioni e documenti, garantendone la ricerca, la consultazione e la conservazione a norma.
Le attività sono svolte tramite workflow operativo e scrivania virtuale e includono: sottoscrizione digitale, repertoriazione degli atti, gestione delle spese di segreteria, elaborazione in modo automatico del file xml da trasmettere all’Agenzia delle Entrate, pubblicazione dei dati previsti dalla normativa nella sezione Amministrazione Trasparente.

MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE E DI CONSERVAZIONE
Per supportare gli enti nella redazione del Manuale di gestione documentale e del Manuale di conservazione (previsti dalle Regole tecniche art. 71 del CAD) è previsto un servizio di stesura conforme alla normativa, compresa la predisposizione degli allegati necessari.

TRASPARENZA
In perfetta aderenza alle diverse disposizioni normative in materia (D. L. 97/2016, D. L. 33/2013, D.L. 83/2012, L. 190/2012, Delibere ANAC ecc.), fornisce le funzionalità applicative per il popolamento della sezione Amministrazione Trasparente del sito dell’Ente con la pubblicazione di dati e documenti all’interno del sistema, anche tramite link e l’integrazione con gli applicativi di riferimento del sistema URBI Smart (Contabilità, Atti Amministrativi, Gare e Contratti, Pratiche Edilizie ecc.), e consente il completamento, anche manuale, delle informazioni mancanti.
È garantita anche la gestione dell’Alberatura secondo un’organizzazione per sezioni e sotto-sezioni come da Allegato 1 “Elenco degli obblighi di pubblicazione” Delibera ANAC 1310/2016.

SCHEDE PRODOTTO DELL’AREA
Protocollo
Albo Pretorio on line
Atti Amministrativi
Procedimenti Amministrativi
Gare e contratti
Trasparenza
Contrassegno Elettronico