PA Digitale nel recepire le disposizioni contenute nelle Linee Guida AgID e garantire ai Clienti un sistema di gestione documentale e di conservazione digitale a norma conforme alla normativa vigente, offre una proposta completa agli enti che prevede soluzioni applicative, servizi e supporto consulenziale per gli adempimenti in carico ai Responsabili della gestione documentale e conservazione oltre a numerosi appuntamenti di formazione on line e di approfondimento.
Servizio di elaborazione del Manuale di gestione documentale
La proposta PA Digitale consiste nella redazione dell’articolato e degli allegati principali del Manuale di gestione documentale, garantisce supporto e affiancamento per il completamento e l’adeguata personalizzazione del Manuale al fine di realizzare uno strumento di governance e di pianificazione, indispensabile nell’operatività quotidiana.
Servizio di elaborazione del Manuale di conservazione
Nell’introdurre l’obbligo del Manuale di conservazione in carico all’ente, le Linee Guida AgID dispongono che riporti le modalità del processo di conservazione (organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli, modello di funzionamento, architetture e infrastrutture, misure di sicurezza ecc.) e che vi siano descritte le attività del processo di conservazione affidate al conservatore esterno (laddove previsto).
Il servizio di PA Digitale prevede la redazione dell’articolato del Manuale di conservazione e attività di supporto e affiancamentoper il completamento e l’adeguata personalizzazione dello stesso al fine di rispettare i contenuti previsti dalle Linee guida di AgID, fornire una descrizione accurata del sistema di conservazione di PA Digitale unitamente a informazioni e dati specifici riguardanti i processi di conservazione adottati dall’Ente.
Fascicolazione
Il sistema URBI Smart gestisce tutte le operazioni necessarie per la corretta tenuta del fascicolo informatico, dall’apertura e inserimento dei documenti alla chiusura e consultazione, in conformità con le disposizioni normative e i requisiti previsti.
Consente la fascicolazione dei documenti direttamente al momento della protocollazione (Protocollo URBI Smart) ed anche come attività assegnata automaticamente, secondo iter predefiniti, agli utenti tramite la “scrivania elettronica”.
Tutti i documenti fascicolati tramite il sistema URBI Smart sono predisposti in automatico per la conservazione a norma, senza che l’operatore debba svolgere alcuna ulteriore operazione a sistema.
Servizio revisione/elaborazione Titolario
Predisposto sulla base di principi archivistici, funzioni, competenze, materie trattate dall’ente, organizzazione e gestione dei documenti e dei fascicoli, il servizio di supporto previsto consiste in particolare nella verifica e aggiornamento del titolario in uso o predisposizione ex novo del titolario (per gli enti diversi da comuni, consorzi di comuni, unioni di comuni ecc. che adottano un titolario, unico e nazionale, Titolario ANCI 2005).
Servizio di conservazione digitale a norma
La forte sinergia e integrazione tra il sistema di gestione documentale URBI Smart e il sistema di conservazione CDAN di PA Digitale, in prima linea da sempre nella conservazione digitale a norma e presente sui tavoli di lavoro AgID, garantisce laproduzione, gestione e conservazione di documenti informatici, tramite processi che assicurano la verificabilità certa nel tempo e preservano il valore giuridico-legale dei documenti conservati.
PA Digitale S.p.A. è iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID.
Sigillo elettronico qualificato
Il Protocollo Informatico URBI Smart, nel recepire le indicazioni delle Linee Guida AgID (Allegato 6, Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati), permette di generare la versione di segnatura XML per tutti i protocolli in partenza trasmessi tramite PEC e posta elettronica ordinaria e di provvedere all’apposizione automatica da parte del sistema del sigillo elettronico qualificato.
Il sistema, infatti, è integrato con la soluzione tecnologica del sigillo Intesi Group (Certification Authority) e garantisce la massima efficienza funzionale e la massima semplicità nelle operazioni, senza che l’operatore debba svolgere alcuna operazione manuale.
Linee Guida AgID
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta tenuta dei documenti, dalla produzione alla conservazione, e ne preserva il valore giuridico-amministrativo.
In quest’ottica AgID ha adottato e pubblicato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che hanno abrogato le disposizioni contenute nelle Regole Tecniche dei precedenti (D.P.C.M. 3/12/2013, D.P.C.M. 3/12/2013, D.P.C.M. 13/11/2014).
Emanate secondo l’art. 71 “Regole tecniche” del D.Lgs. 82/2005 Codice dell’Amministrazione digitale (CAD), le Linee Guida AgID, in vigore dal 10 settembre 2020, hanno previsto il termine di adeguamento del 31 dicembre 2021 per tutte le Pubbliche Amministrazioni, gestori di servizi pubblici, società a controllo pubblico e anche i privati.
Ad AgID è stato affidato il potere di vigilanza, controllo, monitoraggio e sanzionatorio al fine di garantire il rispetto delle disposizioni del CAD e delle norme in materia di innovazione tecnologica e digitalizzazione della PA, comprese quelle contenute nelle Linee Guida e nel Piano Triennale per l’Informatica della Pubblica Amministrazione (art. 18 bis al CAD).
Si veda sull’argomento anche la rassegna PA Digitale:
Dal 1 gennaio 2022 obbligo normativo di adeguamento alle Linee Guida AgID per enti pubblici, gestori di servizi pubblici, società a controllo pubblico e privati
News Normalmente Digitale - Vigilanza obblighi transizione digitale: il regolamento AgID