L’obbligo della trasmissione dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate è oggi una pratica del tutto consolidata con l’adozione dei registratori di cassa telematici.
Un aspetto importante però da tenere in considerazione è la conservazione degli scontrini di chiusura giornaliera che è obbligatoria e deve essere effettuata per un periodo di 10 anni. Nonostante la trasmissione dei dati all’AdeE sia in tempo reale, l’obbligo della conservazione del documento originale permane, essendo fondamentale per eventuali contestazioni o controlli.
- La memorizzazione delle informazioni avviene in memorie permanenti e inalterabili, all’atto della vendita. I dati sono memorizzati su due distinte tipologie di memorie:
Memoria di dettaglio (Dispositivo-Giornale di Fondo Elettronico – DGFE) che registra in modo analitico tutte le operazioni effettuate, compreso il dettaglio delle trasmissioni al sistema dell’Agenzia delle Entrate. Rappresenta la prova digitale di ogni singola vendita, necessaria per garantire la veridicità dei corrispettivi dichiarati. - Memoria di riepilogo che contiene le informazioni di totalizzazione dei corrispettivi, consentendo di accumulare progressivamente gli importi delle singole chiusure giornaliere. Contempla anche i totali giornalieri e le operazioni correttiveo di rettifica.
Il codice civile (articolo 2220) stabilisce che le memorie, una volta esaurite devono essere poste in conservazione per 10 anni. Inoltre, come previsto dal DPR 633/1972 (art. 39, c. 3) e dal DPR 600/1973 (art. 22), le scritture contabili, comprese le chiusure giornaliere, devono essere conservate fino a quando non siano definitivi gli accertamenti relativi al periodo d’imposta cui si riferiscono. Possiamo quindi affermare che, in alcuni casi, la documentazione dovrà essere conservata oltre i 10 anni previsti dal Codice Civile.