Gestione Documentale

Documentale

Il sistema di Gestione documentale è pervasivo dell’intero sistema, governa e tiene traccia degli accessi ai singoli documenti e diverse versioni.
Gestisce quindi tutto il ciclo di vita dei documenti interni (prodotti dai vari gestionali) in entrata e in uscita, garantendo l’idoneità degli stessi ad essere correttamente conservati e successivamente accessibili, operando in stretta sinergia con il sistema di conservazione digitale a norma che ne garantisce la validità legale nel tempo. Contestualizzando i documenti nelle progressive fasi di transito e tenendo traccia delle eventuali e successive modifiche, la Gestione Documentale arricchisce il loro contenuto rendendo più rapido ed efficace il reperimento delle informazioni in essi contenute.


Gestione PEC

La Posta Elettronica Certificata è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno; il titolare della casella PEC ha il dovere di controllare periodicamente lo stato della propria casella verificandone la capienza perché, anche in caso di mancata consegna del messaggio, la notifica mezzo PEC è comunque ritenuta valida.
È quindi importante avere uno strumento che garantisca sempre che i messaggi vengano correttamente ricevuti, senza dover necessariamente entrare nella casella PEC o doverne in alcun modo ampliarne lo spazio. Alcuni vantaggi:

  • conservazione digitale a norma: il gestore PEC scarica automaticamente i messaggi PEC e le relative ricevute inviandoli periodicamente in conservazione;
  • casella sempre libera: scaricando sempre messaggi e ricevute, il gestore PEC mantiene sempre la casella libera e pronta per la ricezione di nuovi messaggi;
  • collaboration e condivisione: ogni utente del sistema può essere profilato in modo da accedere a diverse caselle PEC senza conoscere le credenziali; con il sistema Multi-PEC inoltre è possibile, per es. per uno studio o una associazione, gestire le caselle PEC dei propri clienti (attraverso un pannello di controllo facile ed intuitivo);
  • integrazione: il gestore PEC è integrato con le altre componenti del sistema come il Gestore Pratiche, il Protocollo consentendo ad esempio la creazione di una pratica direttamente a partire da una PEC.