Il sistema di Gestione documentale è pervasivo dell’intero sistema, governa e tiene traccia degli accessi ai singoli documenti e diverse versioni.
Gestisce quindi tutto il ciclo di vita dei documenti interni (prodotti dai vari gestionali) in entrata e in uscita, garantendo l’idoneità degli stessi ad essere correttamente conservati e successivamente accessibili, operando in stretta sinergia con il sistema di conservazione digitale a norma che ne garantisce la validità legale nel tempo. Contestualizzando i documenti nelle progressive fasi di transito e tenendo traccia delle eventuali e successive modifiche, la Gestione Documentale arricchisce il loro contenuto rendendo più rapido ed efficace il reperimento delle informazioni in essi contenute.
La modalità con cui le transazioni e gli accordi negoziali tra privati vengono conclusi, ha subito negli ultimi anni una significativa
evoluzione, adattandosi alle esigenze di rapidità ed efficienza imposte dalla digitalizzazione dei servizi. In questo contesto si colloca la
possibilità di apporre la firma digitale ai documenti utilizzando una sottoscrizione tramite il cosiddetto “point and click” già ampiamente presente nel commercio elettronico e nell’uso di software e servizi web.
Il sistema WebTec propone una soluzione che consente di sottoscrivere digitalmente dei documenti in modo semplice e controllato; questo è un elemento molto importante nell’ottica della digitalizzazione delle diverse organizzazioni. Il modulo consente la gestione del flusso di predisposizione, raccolta, sottoscrizione e conservazione digitale a norma.
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La normativa di riferimento
Il Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica con l’obiettivo di digitalizzare la gestione dell’intero processo di gestione e degli obblighi di tracciabilità previsti per i rifiuti ha istituito la piattaforma R.E.N.T.RI.
Questa nuova piattaforma si pone come obiettivo la riduzione degli oneri burocratici, la velocizzazione della compilazione della documentazione e l’agevolazione delle attività di controllo.
I documenti che, nel corso del periodo di applicazione di tutte le fasi previste dalla normativa, saranno gestiti in formato digitale sono:
- FIR (Formulario Identificazione Rifiuti) che deve essere vidimato dalla Camera di Commercio e che accompagna il trasferimento del rifiuto dal produttore allo smaltitore riportando al suo interno i dati del Produttore, dello Smaltitore e dell’eventuale Intermediario e Trasportatore;
- Registro di carico e scarico assoggettato vidimazione dalla Camera di Commercio contiene in ordine cronologico tutti i carichi dei rifiuti e gli scarichi per lo smaltimento.
La normativa prevede il coinvolgimento di Enti e imprese con scadenze diverse in funzione della tipologia di attività, del tipo di rifiuto prodotto e del numero di dipendenti.
Come tutti i documenti digitali validi ai fini fiscali, quindi, anche il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti deve essere conservato secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione digitale (cosiddetto CAD – d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82).
I documenti dovranno essere quindi conservati in un sistema di conservazione digitale che garantisca ai documenti di preservare i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità stabiliti dalle linee guida AgID, affinché sia possibile esibire i registri in caso di verifiche, controlli o ispezioni, che questi siano leggibili, possano essere riprodotti su carta o altro supporto informatico presso la sede dell’impresa o presso il luogo di conservazione dei registri stessi.
La tenuta in modalità digitale dei registri cronologici di carico e scarico per la gestione dei rifiuti è consentita sulla base delle stesse norme che regolano la formazione dei documenti informatici rilevanti come registri IVA, registri contabili, ecc.”.
La nostra proposta
PA Digitale, in qualità di conservatore digitale a norma di documenti iscritto al Marketplace dei servizi di conservazione di AgID offre ai propri partner la possibilità di utilizzare il proprio servizio di conservazione digitale a norma per la documentazione legata alla gestione dei rifiuti. L’obiettivo è di offrire ai propri partner che hanno soluzioni per la gestione dei rifiuti e ai loro clienti il servizio di conservazione digitale norma della documentazione da inviare al RENTRI come previsto dalla normativa. La conservazione potrà essere effettuata tramite il c.d. “caricamento manuale” oppure utilizzando l’integrazione con i metodi API Rest.
La Posta Elettronica Certificata è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno; il titolare della casella PEC ha il dovere di controllare periodicamente lo stato della propria casella verificandone la capienza perché, anche in caso di mancata consegna del messaggio, la notifica mezzo PEC è comunque ritenuta valida.
È quindi importante avere uno strumento che garantisca sempre che i messaggi vengano correttamente ricevuti, senza dover necessariamente entrare nella casella PEC o doverne in alcun modo ampliarne lo spazio. Alcuni vantaggi:
- conservazione digitale a norma: il gestore PEC scarica automaticamente i messaggi PEC e le relative ricevute inviandoli periodicamente in conservazione;
- casella sempre libera: scaricando sempre messaggi e ricevute, il gestore PEC mantiene sempre la casella libera e pronta per la ricezione di nuovi messaggi;
- collaboration e condivisione: ogni utente del sistema può essere profilato in modo da accedere a diverse caselle PEC senza conoscere le credenziali; con il sistema Multi-PEC inoltre è possibile, per es. per uno studio o una associazione, gestire le caselle PEC dei propri clienti (attraverso un pannello di controllo facile ed intuitivo);
- integrazione: il gestore PEC è integrato con le altre componenti del sistema come il Gestore Pratiche, il Protocollo consentendo ad esempio la creazione di una pratica direttamente a partire da una PEC.