Conservatore di Documenti Informatici

Documenti Amministrativi Informatici

Le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di produrre e gestire i documenti con mezzi informatici secondo le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti informatici (in vigore da giugno 2021 e che hanno fornito una cornice di regolamentazione unica, in coerenza con il CAD e le discipline dei Beni Culturali, andando ad aggiornare le regole tecniche precedenti – DPCM del 2013 e 2014).

Pertanto, permane la necessità di adeguare i sistemi di gestione informatica dei documenti al fine di:

• formare documenti, fascicoli, repertori e registri secondo modalità esclusivamente informatiche;
• adottare criteri definiti per evitare la creazione di nuovi documenti cartacei e procedere con una gestione esclusivamente dematerializzata, per realizzare un archivio unico informatico;
• di conseguenza, avvalersi di un sistema di conservazione digitale a norma per garantire, nel tempo, il valore legale dei documenti amministrativi informatici e, dunque, i requisiti di immodificabilità, staticità, integrità, autenticità, leggibilità.

Come ogni documento appartenente alla Pubblica Amministrazione che deve essere classificato, fascicolato e inviato in un archivio di deposito, anche il documento informatico – rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti – è considerato bene culturale e, quindi, deve essere conservato, secondo modalità stabilite dalla legge al fine di tutelarne la validità legale.

ESEMPI DI DOCUMENTI INFORMATICI DA CONSERVARE DIGITALMENTE A NORMA

• Registro giornaliero di protocollo: dal 11 ottobre 2015 obbligatoriamente generato informaticamente e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione (D.P.C.M. del 03/12/2013 Regole Tecniche sul Protocollo Informatico);
• Fattura elettronica: dal 31/03/2015, FatturaPA è la sola tipologia di fattura accettata dalle PA che devono avvalersi del Sistema di Interscambio, art. 21, c. 1 D.P.R. 633/72);
• PEC: dal 1/07/2013 le PA non possono più accettare o effettuare comunicazioni in forma cartacea nei rapporti con le imprese. Lo scambio di dati, informazioni e documenti, deve avvenire attraverso la posta elettronica certificata (tranne i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica). La PEC deve essere conservata per 10 anni ma i provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio e tengono traccia solo della transazione per un periodo di 30 mesi. Resta, pertanto, il problema della conservazione a lungo termine.
• Ordinativo Informatico per le tesorerie OPI (prima Ordinativo Informatico Locale OIL): dal 1 gennaio 2015 non è più possibile fare gli ordinativi in modalità cartacea; il colloquio con le banche tesoriere deve avvenire nel formato standard (circolare AgID 64/2014)
• Atti amministrativi, contratti o qualsiasi documento sottoscritto mediante firma digitale.

Fatturazione Elettronica B2B

Il servizio FatturaPADigitaleB2B permette a tutte le aziende e a tutti i professionisti di adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica B2B e di gestire la ricezione delle fatture nel formato previsto dalla normativa.

Il servizio FatturaPADigitale B2B prevede:

1. predisposizione della fattura e creazione del file XML secondo quanto previsto dalle specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate integrate con le informazioni aggiuntive previste dallo standard Assosoftware; è anche possibile fare un caricamento manuale di file XML di fatture elettroniche B2B create da altri software gestionali;
2. emissione della fattura: sottoscrizione, mediante firma digitale di un incaricato di PA Digitale S.p.A., dei file fattura-XML da trasmettere al Sistema di Interscambio;
3. trasmissione delle fatture (formato file XML) da parte di PA Digitale S.p.A. in qualità di intermediario al Sistema di Interscambio SDI per il successivo inoltro ai clienti destinatari con gestione delle notifiche e/o dei messaggi veicolati dal Sistema di Interscambio stesso;
4. pannello per la gestione fatture elettroniche B2B ricevute: permette la visualizzazione semplificata e la gestione totale di tutti i documenti ricevuti dai fornitori; è inoltre previsto il trattamento dei messaggi ricevuti/inviati da/a SDI;
5. pannello per la gestione fatture elettroniche B2B inviate: permette la visualizzazione semplificata e la gestione di tutti i documenti inviati al sistema SDI consentendo il monitoraggio delle fatture sulla base dello Stato di invio/conservazione; consente inoltre lo scarico delle fatture nel formato XML o PFD, la gestione delle notifiche ricevute dal SDI, la gestione della copia di cortesia della fattura;
6. gestione incassi e pagamenti direttamente dai pannelli di gestione fatture passive ed attive;
7. gestione delle fatture per i soggetti forfettari;
8. conservazione digitale a norma delle fatture emesse e ricevute: file fatture XML e relative ricevute/notifiche sono memorizzate nel sistema qualificato CDAN di PA Digitale iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID.

Inoltre, FatturaPADigitaleB2B consente di:

• interfacciare il servizio PA Digitale con i gestionali in uso attraverso un set di APIREST che garantiscono la connettività con le altre soluzioni software per usufruire di tutte le funzioni sopra descritte;
• implementare lo scarico delle fatture direttamente dal Cassetto Fiscale del soggetto passivo IVA e disporre automaticamente di un servizio di quadratura tra cassetto e piattaforma.

Normativa

La conservazione digitale può esser definita come quel procedimento che permette di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato. Il CAD (D.Lgs. 82/2005) stabilisce precise procedure per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

L’art 43, comma 1 stabilisce che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e tutti gli atti, dati o documenti di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art 71.

Il successivo art. 44 individua i requisiti minimi che un sistema di conservazione digitale di documenti deve rispettare. Tale sistema, infatti, dovrà quanto meno assicurare l’identificazione del soggetto che ha formato il documento, l’integrità, la leggibilità e agevole reperibilità di quest’ultimo, e il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli 31 e 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n 196.

Inoltre, con le successive modifiche al CAD da parte del D.Lgs. 30 dicembre 2010 n. 235: l’art. 44, comma 1-ter recita: “Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione […] ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche”; e l’art. 44 bis, comma 1dice “I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA”.

Ma, soprattutto, con l’art. 5, comma 3 delle Regole Tecniche in materia di conservazione, D.P.C.M. 03/12/2013, “Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati di cui all’art. 44-bis del CAD”.

La scelta di un Conservatore Accreditato, quindi, è l’unica strada percorribile per l’Ente che voglia affidare a soggetti esterni la conservazione.