Caratteristiche Servizio Conservazione
Sicurezza e Certificazioni
Conservatore Documenti Informatici
Servizio CDAN
Modulistica Contrattuale
Conservazione per la PA
Vantaggi
Conservatore Documenti Informatici
PA Digitale S.p.A., prima software house per la Pubblica Amministrazione ad essere iscritta nell’elenco dei Conservatori di documenti informatici dell’Agenzia per l’Italia Digitale (D.Lgs 82/2005 - CAD e smi) è iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID, nuova vetrina per i fornitori dei servizi di conservazione a norma dei documenti informatici.
Servizio CDAN
Il sistema Conservazione Digitale a Norma CDAN di PA Digitale S.p.A. preposto alla conservazione dei documenti informatici dei Clienti, è stato realizzato con le tecnologie più innovative ed in conformità alle regole tecniche di cui all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), ovvero dalle Linee Guida AgID relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
PA Digitale S.p.A. è iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID.
Il servizio CDAN assicura, sin dalla presa in carico, la conservazione digitale secondo le vigenti disposizioni di legge dei documenti informatici, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, mantenendo così inalterato, nel tempo, il valore legale dei documenti conservati.
Il tutto, con la massima semplicità di gestione per gli utenti, grazie a percorsi automatici, agevolati da funzionalità immediate e da una grafica piacevole ed intuitiva, nella totale sicurezza durante le fasi di trasmissione via internet dei documenti al sistema CDAN.
Conservazione per la PA
CLIENTI URBI SMART
La profonda sinergia del sistema CDAN con la gestione documentale di URBI Smart consente di ottenere i massimi benefici dalla generazione del documento informatico fino alla sua conservazione.
L’importanza della stretta cooperazione tra i due sistemi, si declina in una serie di controlli volti ad assicurare che il documento, sin dalla sua acquisizione dal sistema fino all’invio in conservazione:
• sia conforme ai requisiti per la conservazione dei documenti nel rispetto di formato, immodificabilità (di forma e contenuto) e presenza dei metadati richiesti dalla normativa vigente (Linee Guida AgID relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, D.Lgs. 82/2005 CAD e richiamate dal D.M. del 17/06/2014 (con particolare riferimento alla conservazione dei documenti fiscali);
• mantenga la validità delle firme apposte sul documento, fino alla chiusura dell’intero processo di conservazione.
Non ultimo, l’integrazione tra i due sistemi, consente in modo ottimale di salvaguardare gli operatori dai pericoli nascosti e insiti in una gestione manuale dei documenti informatici. Basti pensare, ad esempio, alla scadenza della firma digitale che provoca l’invalidità legale di tutti i documenti precedentemente sottoscritti se non sono stati opportunamente conservati in un sistema di conservazione a norma.
ENTI CON ALTRI SISTEMI INFORMATIVI
Con il sistema di conservazione CDAN di PA Digitale S.p.A., l’ente può gestire in tutta sicurezza e nel rispetto della normativa vigente l’intero processo di conservazione digitale di documenti informatici, documenti amministrativi informatici, documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
Dalla fattura elettronica (Fattura PA), alla PEC, al mandato informatico, al registro giornaliero di protocollo fino a tutti quegli atti amministrativi, contratti o documenti sottoscritti digitalmente, la Pubblica Amministrazione, infatti, si trova a dover fare i conti con l’obbligo di conservazione secondo le modalità definite dalla normativa che appare sempre più stringente e con le responsabilità che ne derivano e che gravano in particolare sulla figura del Responsabile della Conservazione.
PA Digitale S.p.A., iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marekplace dei servizi di conservazione AgID, con il servizio di conservazione digitale con il sistema CDAN, assume il ruolo di responsabile esterno della conservazione, preservando il Responsabile interno all’ente dai pericoli derivanti dalla mole di nuove competenze informatiche, legali e archivistiche che sono ora richieste a questo ruolo.
Mediante percorsi automatici, agevolati da funzionalità immediate e grafica intuitiva, in cui l’unica operazione in carico all’utente è l’invio dei documenti al sistema, CDAN è in grado di acquisire dal sistema di gestione documentale già in uso presso l’ente, secondo formati predefiniti, il cosiddetto “pacchetto di versamento”, ovvero il contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici…) e procedere alla relativa conservazione.
Viene così garantita la massima semplicità di gestione dell’intero processo che, pertanto, assicura:
• la salvaguardia dell’integrità e paternità dei documenti informatici conservati nonché il prolungamento della loro validità legale nel tempo mediante apposizione della firma digitale e della marca temporale al pacchetto di archiviazione;
• la totale sicurezza durante le fasi di trasmissione via internet dei documenti informatici al sistema di conservazione;
• l’accesso diretto via web ai documenti informatici conservati nel sistema di Conservazione Digitale a Norma, sia per consultazioni successive, che per download via web.
Vantaggi
• Recuperare efficienza
• Velocizzare i processi gestionali
• Ottimizzare le risorse disponibili
• Ridurre i costi
Accedere al sistema 24x365: tecnologia e internet
Le tecnologie più innovative e le particolari metodologie utilizzate per la realizzazione del sistema permettono di svolgere attività di manutenzione, aggiornamento software ecc. senza interrompere il servizio.
Tutti i processi di gestione in carico al conservatore sono svolti in modo automatico con sofisticati controlli, senza l’intervento di alcun operatore.
Tali caratteristiche, insieme alla modalità di accesso via web, permettono di garantire la possibilità di utilizzo del sistema in qualsiasi luogo, 24 ore al giorno, per 365 giorni all’anno.
CDAN e gestione documentale
L’importante sinergia ottenuta dalla profonda integrazione dei due sistemi, gestione documentale di URBI Smart 2020 e CDAN, si declina in una serie di controlli volti ad assicurare che il documento, sin dalla sua acquisizione dal sistema fino all’invio in conservazione:
• sia conforme a tutte le caratteristiche necessarie alla corretta conservazione dei documenti nel rispetto di formato, immodificabilità (di forma e contenuto) e presenza dei metadati richiesti dalla normativa vigente (Linee Guida AgID relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, D.Lgs. 82/2005 CAD) e richiamate dal D.M. del 17/06/2014 (con particolare riferimento alla conservazione dei documenti fiscali);
• mantenga la validità delle firme apposte sul documento, fino alla chiusura dell’intero processo di conservazione.
L’integrazione tra i due sistemi, inoltre, consente in modo ottimale di salvaguardare gli operatori dai pericoli nascosti e insiti in una gestione manuale dei documenti informatici. Basti pensare, ad esempio, alla scadenza della firma digitale che provoca l’invalidità legale di tutti i documenti precedentemente sottoscritti se non sono stati opportunamente conservati in un sistema di conservazione a norma.
Sicurezza e Certificazioni
Particolare attenzione è riservata alla sicurezza dei dati: l’intero sistema CDAN è stato progettato e realizzato per attuare, applicare, controllare, riesaminare e migliorare costantemente il sistema di gestione della sicurezza.
Il sistema informatico preposto alla conservazione dei documenti è realizzato con le tecnologie più innovative secondo i requisiti tecnici definiti dalla normativa vigente, dal CAD e dalle Linee Guida AgID relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
La messa in sicurezza dei documenti conservati per tutto il periodo di tempo previsto dalla legge, è garantita grazie anche all’Internet Data Center in cui risiede il sistema CDAN progettato e realizzato adottando le più moderne tecnologie.
Le architetture hardware e software preposte all’erogazione del servizio CDAN sono poste in condizioni di massima sicurezza applicativa e fisica (sistemi anticendio con rilevazione fumi e spegnimento incendi, sistemi antiallagamento, condizionamento, telecamere a circuito chiuso, controllo accessi ecc.), informatica e logica (sistemi antintrusione, impianto di distribuzione elettrica ridondato, gruppi di continuità statici…).
L’IDC dispone inoltre di una connessione Internet attraverso linee multiple ridondate ad elevata capacità, in grado di assicurare la massima disponibilità ed affidabilità.
Caratteristiche che consentono di garantire i più elevati livelli di servizio, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno.
Guarda le certificazioni
Gestione dei Documenti Digitali
Fatturazione Elettronica B2B
Documenti Amministrativi Informatici
Normativa
Documenti Amministrativi Informatici
Le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di produrre e gestire i documenti con mezzi informatici (art. 40 D. Lgs. 82/2005 CAD).
Pertanto, permane la necessità di adeguare i sistemi di gestione informatica dei documenti al fine di:
• formare documenti, fascicoli, repertori e registri secondo modalità esclusivamente informatiche
• adottare criteri definiti per evitare la creazione di nuovi documenti cartacei e procedere con una gestione esclusivamente dematerializzata, per realizzare un archivio unico informatico
• di conseguenza, avvalersi di un sistema di conservazione digitale a norma per garantire, nel tempo, il valore legale dei documenti amministrativi informatici e, dunque, i requisiti di immodificabilità, staticità, integrità, autenticità, leggibilità.
Come ogni documento appartenente alla Pubblica Amministrazione che deve essere classificato, fascicolato e inviato in un archivio di deposito, anche il documento informatico – rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti – è considerato bene culturale e, quindi, deve essere conservato, secondo modalità stabilite dalla legge al fine di tutelarne la validità legale.
I sistemi di gestione informatica documentale devono provvedere alla produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui all‘Allegato 2 “Formati di file e riversamento” delle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
I documenti informatici della PA devono essere conservati digitalmente a norma, come ad esempio:
- Registro giornaliero di protocollo
- PEC ricevute e inviate, complete delle relative notifiche
- Atti (deliberazione, determinazioni, decreti, ordinanze...)
- fatture elettroniche, attive e passive, e notifiche SDI
- documenti protocollati
- Registro albo online
- contratti
- SIOPE: flussi e giornale
- documenti sottoscritti con firma grafometrica
Fatturazione Elettronica B2B
Dal 1° gennaio 2019 per tutti gli scambi commerciali B2B, ossia fra imprese e professionisti, devono essere emesse fatture elettroniche B2B.
Il servizio FatturaPADigitaleB2B permette a tutte le aziende e a tutti i professionisti di adempiere all’obbligo di fatturazione elettronica B2B, consentendo l'emissione e la ricezione delle fatture nel formato previsto dalla normativa in vigore dall'1/1/2022 per la compilazione del file XML delle fatture elettroniche.
FatturaPADigitaleB2B prevede:
1 - predisposizione della fattura e creazione del file XML secondo quanto previsto dalle specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate; è anche possibile fare un caricamento manuale massivo di file XML di fatture elettroniche B2B create da altri software gestionali;
2 - emissione della fattura: sottoscrizione, mediante firma digitale di un incaricato di PA Digitale, dei file fattura-XML da trasmettere al Sistema di Interscambio;
3 - trasmissione delle fatture XML da parte di PA Digitale - in qualità di intermediario - al Sistema di Interscambio (SDI) per il successivo inoltro ai clienti destinatari con gestione delle notifiche e/o dei messaggi veicolati dal Sistema di Interscambio stesso;
4 - pannello per la gestione delle fatture elettroniche B2B ricevute: permette la visualizzazione semplificata e la gestione totale di tutti i documenti ricevuti dai fornitori; è inoltre previsto il trattamento dei messaggi ricevuti/inviati da/a SDI;
5 - pannello per la gestione fatture elettroniche B2B inviate: permette la visualizzazione semplificata e la gestione di tutti i documenti inviati al SDI consentendo il monitoraggio delle fatture sulla base dello Stato di invio/conservazione. Il pannello consente inoltre lo scarico delle fatture nel formato XML o PFD, la gestione delle notifiche ricevute dal SDI, la gestione della copia di cortesia della fattura;
6 - gestione incassi e pagamenti direttamente dai pannelli di gestione fatture passive ed attive;
7 - gestione delle fatture per i soggetti forfettari.
8 - conservazione digitale a norma delle fatture emesse e ricevute: i file fatture-XML e relative ricevute/notifiche sono conservate nel sistema certificato CDAN di PA Digitale, iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID.
FatturaPADigitaleB2B inoltre consente di:
• interfacciare il servizio PA Digitale con i gestionali in uso attraverso un set di APIREST che garantiscono la connettività con le altre soluzioni software per usufruire di tutte le funzioni sopra descritte;
• implementare lo scarico delle fatture direttamente dal Cassetto Fiscale del soggetto passivo IVA e disporre automaticamente di un servizio di quadratura tra cassetto e piattaforma.
Normativa
La conservazione digitale assicura la validità legale nel tempo a un documento informatico.
Il D.Lgs. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale ha stabilito precise procedure per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Ad esso sono seguite disposizioni specifiche quali D.P.C.M. 3/12/2013 Regole tecniche per il protocollo informatico, D.P.C.M. 3/12/2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, D.P.C.M. 13/11/2014Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici che sono stati abrogati e sostituiti (eccetto gli articoli con riferimento il D.P.R. 445/2000 Testo unico della documentazione amministrativa del il D.P.C.M. 2013 sul Protocollo Informatico) dalla Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 10/09/2020 con termine di adeguamento entro il 31/12/2021 per tutte le Pubbliche Amministrazioni, i gestori di servizi pubblici, le società a controllo pubblico e anche privati, CAD D.Lgs. 82/2005 art. 2 cc 2 e 3).
L’art 43, comma 1del CAD stabilisce che i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e tutti gli atti, dati o documenti di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art 71.
Il successivo art. 44 individua i requisiti minimi che un sistema di conservazione digitale di documenti deve rispettare. Tale sistema, infatti, deve assicurare l’identificazione del soggetto che ha formato il documento, l’integrità, la leggibilità e agevole reperibilità di quest’ultimo, e il rispetto delle misure di sicurezza previste dal GDPR Regolamento 2016/679.
Con Determinazione AgID n. 455/2021 è stato adottato il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici e relativi allegati, ai sensi dell’art. 34, c. 1bis, lett. b che definisce i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici.
Emanato secondo quanto previsto dall’art. 34, c. 1-bis del CAD, integrato e modificato dal Decreto Semplificazione (D.L. 76/2020), convertito con Legge n. 120/2020, il Regolamento è entrato in vigore il 1° gennaio 2022 (data a partire dalla quale è abrogata la circolare n. 65/2014).
Il DL 76 ha apportato numerose modifiche al CAD, tra cui alcune relative al servizio di conservazione dei documenti informatici. In particolare l’art. 34, comma 1-bis, prevede che: “Le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici: a) all’interno della propria struttura organizzativa; b) affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida di cui all’art 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.”.
La conservazione dei documenti informatici per conto delle PA da parte di soggetti esterni deve, quindi, uniformarsi alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché ad un regolamento, adottati entrambi dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Il Regolamento descrive pertanto i nuovi criteri per la fornitura del servizio di conservazione e, nello specifico Allegato, prevede i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per la fornitura del servizio (integrando le Linee guida).
Il Regolamento prevede, inoltre, l’istituzione di un marketplace per i servizi di conservazione al quale possono iscriversi i soggetti, pubblici e privati, che intendono erogare il servizio di conservazione dei documenti informatici per conto delle PA.
PA Digitale S.p.A. è iscritta nell’Elenco dei Conservatori attivi nel Marketplace dei servizi di conservazione AgID.
Modulistica Contrattuale
