Il servizio di conservazione per la PA
Enti URBI Smart
La profonda sinergia del sistema CDAN con la gestione documentale del sistema informativo gestionale URBI Smart consente di ottenere i massimi benefici dalla generazione del documento informatico fino alla sua conservazione.
L’importanza della stretta cooperazione tra i due sistemi, si declina in una serie di controlli volti ad assicurare che il documento, sin dalla sua acquisizione dal sistema fino all’invio in conservazione:
- sia conforme a tutte le caratteristiche necessarie alla corretta conservazione dei documenti nel rispetto di formato, immodificabilità (di forma e contenuto) e presenza dei metadati minimi richiesti dalle norme e dalle Regole Tecniche definite dal D.P.C.M. 03/12/2013 (le cui specifiche tecniche sono aggiornate dall’Agenzia per l’Italia Digitale);
- mantenga la validità delle firme apposte sul documento, fino alla chiusura dell’intero processo di conservazione.
Non ultimo, l’integrazione tra i due sistemi, consente in modo ottimale di salvaguardare gli operatori dai pericoli nascosti e insiti in una gestione manuale dei documenti informatici. Basti pensare, ad esempio, alla scadenza della firma digitale che provoca l’invalidità legale di tutti i documenti precedentemente sottoscritti se non sono stati opportunamente conservati in un sistema di conservazione a norma.
Enti con altri sistemi informativi
Con il sistema di conservazione CDAN, l’ente può gestire in tutta sicurezza e nel rispetto della normativa vigente l’intero processo di conservazione digitale di documenti informatici, documenti amministrativi informatici, documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie. Dalla fattura elettronica (Fattura PA), alla PEC, al mandato informatico, al registro giornaliero di protocollo fino a tutti quegli atti amministrativi, contratti o documenti sottoscritti digitalmente, la Pubblica Amministrazione, infatti, si trova a dover fare i conti con l’obbligo di conservazione secondo le modalità definite dalla normativa che appare sempre più stringente e con le responsabilità che ne derivano e che gravano in particolare sulla figura del Responsabile della Conservazione. Con il servizio di conservazione digitale, PA Digitale S.p.A. assume il ruolo di Responsabile Esterno della conservazione, preservando il Responsabile Interno all’ente dai pericoli derivanti dalla mole di nuove competenze informatiche, legali e archivistiche che sono ora richieste a questo ruolo. Mediante percorsi automatici, agevolati da funzionalità immediate e grafica intuitiva, in cui l’unica operazione in carico all’utente è l’invio dei documenti al sistema, CDAN è in grado di acquisire dal sistema di gestione documentale già in uso presso l’ente, secondo formati predefiniti, il cosiddetto “pacchetto di versamento”, ovvero il contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici…) e procedere alla relativa conservazione.
Viene così garantita la massima semplicità di gestione dell’intero processo che, pertanto, assicura:
- la salvaguardia dell’integrità e paternità dei documenti informatici conservati nonché il prolungamento della loro validità legale nel tempo mediante apposizione della firma digitale e della marca temporale al pacchetto di archiviazione;
- la totale sicurezza durante le fasi di trasmissione via internet dei documenti informatici al sistema di conservazione;
- l’accesso diretto via web ai documenti informatici conservati nel sistema di Conservazione Digitale a Norma, sia per consultazioni successive, che per download via web.