L’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato sul sito il “Documento di indirizzo recante indicazioni operative per la produzione e selezione (conservazione e scarto) dei registri di protocollo”, in consultazione pubblica fino al 27 maggio così da garantire la possibilità di prenderne visione e inviare commenti, suggerimenti e osservazioni tramite posta elettronica certificata (indirizzo dedicato: protocollo@pec.agid.gov.it).
Il documento nasce dal lavoro di un gruppo istituito dall’Agenzia nel 2025 e costituisce il riferimento tecnico – operativo per la gestione documentale (come descritta dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 1° gennaio 2022) con l’obiettivo di fornire alle Pubbliche Amministrazioni regole chiare su tre tipologie di registri previsti dalla legge:
- registro annuale (elenco completo di tutti i documenti protocollati in un anno),
- registro giornaliero (elenco delle operazioni effettuate in un singolo giorno),
- registro di emergenza (da utilizzare solo quando il sistema informatico principale non è disponibile),
al fine di assicurare l’efficacia probatoria, l’affidabilità nel tempo e il rispetto del criterio di economicità dell’azione amministrativa.
Il documento fornisce quindi criteri, specifiche tecniche e soluzioni concrete per meglio definire la natura e le funzioni dei tre registri di protocollo (come disciplinati principalmente dal DPR 28 dicembre 2000, n. 445), per regolare i processi di formazione, gestione e selezione e ottimizzare i processi di conservazione e lo scarto dei registri temporanei, una volta che i dati siano stati correttamente trasferiti e messi in sicurezza nel registro annuale.
Al termine della consultazione, i contributi ricevuti saranno analizzati per elaborare la versione finale del documento, che diventerà il riferimento tecnico-operativo per tutta la PA.
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