PA Digitale S.p.A interviene nello speciale che la prestigiosa rivista Data Manager, nel numero di maggio 2025, ha dedicato al settore della gestione documentale e del printing allo scopo di indagare il cambiamento strutturale che sta spostando sempre più il baricentro verso i modelli as a Service e dove AI, cloud e sostenibilità ridefiniscono i workflow di tutto il ciclo di vita di informazioni e documenti.
Efficienza, trasparenza, accountability, sostenibilità sono i concetti che principalmente ritornano negli interventi degli operatori di mercato che Data Manager ha coinvolto nello Speciale: ne deriva il ruolo strategico del document lifecycle management con l’affermazione dell’obiettivo comune di realizzare un’informazione accessibile, sicura, sostenibile e smart, perché ogni fase del documento digitale – dalla creazione alla conservazione, dalla firma alla condivisione – deve essere gestita in modo automatizzato e scalabile.
Tra i diversi contributi, l’intervento della Dott.ssa Chiara Grapelli, dell’Osservatorio Normativo di PA Digitale S.p.A. e Responsabile del sistema di conservazione digitale a norma CdAN di cui riportiamo uno stralcio:
“Nel quadro normativo di riferimento […] le PA sono chiamate ad adeguare i propri sistemi per assicurare la validità giuridica dei documenti e il rispetto degli obblighi amministrativi, giuridici e archivistici. Questo implica la corretta gestione dei documenti sin dalla loro creazione, l’organizzazione efficace dei flussi e delle aggregazioni documentali, il rispetto delle misure di sicurezza ICT, la protezione dei dati personali in linea con il GDPR e, in ultimo, il trasferimento in sistemi di conservazione a norma per garantirne autenticità e integrità nel tempo. […] La gestione documentale smart consente di ottimizzare i processi interni, migliorare la comunicazione e offrire servizi pubblici più trasparenti e accessibili, realizzando quella Pubblica Amministrazione più efficiente e vicina ai cittadini che è il primo obiettivo della digitalizzazione”.