La Direzione generale Archivi ha trasmesso agli Istituti archivistici il Modello per la predisposizione di un progetto di dematerializzazione mediante certificazione di processo (Circolare n. 26/2024), che introduce requisiti aggiuntivi per garantire il corretto trattamento e la conservazione a lungo termine della documentazione digitalizzata. Si tratta di un passo significativo per la realizzazione dei processi di dematerializzazione e conservazione digitale che garantiscono benefici importanti sia in termini di efficienza amministrativa che di risparmio di spazio fisico negli archivi.
La Circolare fornisce infatti alle Soprintendenze e agli Archivi di Stato indicazioni dettagliate e requisiti ulteriori rispetto a quelli previsti dall’Allegato 3 alle Linee sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgID (*), proponendo un modello sviluppato in conformità alle stesse Linee guida, al fine di valutare i progetti di dematerializzazione promossi dalle PA.
Obiettivo del Modello, infatti, è favorire la digitalizzazione massiva degli archivi pubblici, in linea con le disposizioni normative che promuovono la sostituzione graduale della documentazione cartacea con quella digitale. Nell’ambito di tale processo, la certificazione diventa fondamentale per garantire la conformità delle copie digitali agli originali e per assicurare il valore giuridico delle stesse e solo se le copie digitali saranno realizzate rispettando le Linee guida e il Modello, sarà approvata la sostituzione della documentazione analogica con quella digitale.
Il processo di conservazione deve soddisfare non solo i requisiti tecnologici, ma anche quelli archivistici previsti dal Codice dei beni culturali.
(*) Le Linee sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono state emanate il 10 settembre 2020 dall’Agenzia per l’Italia Digitale AgID (ultimo aggiornamento maggio 2021) dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) con lo scopo di aggiornare le regole tecniche prima in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (precedentemente regolate nei D.P.C.M. del 2013 e 2014) e fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei Beni culturali).
Consulta la notizia sul sito del Ministero della Cultura, Direzione generale Archivi
Consulta la Circolare n. 26/2024 della Direzione generale Archivi